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Módulo II - Produtividade
Como evitar a manutenção reativa?
Na verdade, não se pode evitar. A manutenção reativa é tão antiga como a própria manutenção e existirá enquanto a manutenção existir, o que provavelmente é para sempre. No fundo, é como uma doença crónica com a qual se deve aprender a viver. Mas isso não deve impedir-nos de tentar reduzir a manutenção reativa ao mínimo. A manutenção ‘run-to-failure’ (estratégia que planeia uma ação corretiva após a falha) não só acarreta custos elevados, como também traz consigo muito — demasiado —, downtime não planeado.
Provavelmente, já ouviu dizer que se deve ter como objetivo algo como “80% de manutenção preventiva, 20% de corretiva”, e isto é um bom começo. No entanto, a manutenção centrada na fiabilidade estabelece objetivos mais ambiciosos. Dá prioridade à manutenção preditiva (45%-55% do total), seguida da manutenção preventiva (25%-35%) e não mais de 10% de reativa. Será que isto é realista?
Não e sim. Não, porque não é possível atingir estes valores de referência se continuarmos a fazer o que sempre fizemos. “Insanidade é tentar a mesma coisa duas vezes e esperar resultados diferentes”, ainda que — facto curioso —, Einstein nunca tenha dito esta frase que lhe atribuem. E sim, porque pode melhorar a sua estratégia de manutenção com a ajuda da AI, que é o seu segundo cérebro, o seu calendário e o seu assistente pessoal, tudo num só.
De seguida, abordaremos algumas estratégias testadas e comprovadas para diminuir o downtime e a manutenção reativa, e explicaremos como a tecnologia as complementa na perfeição. Estamos confiantes de que, com o conjunto certo de ferramentas, será capaz de melhorar e seguir as melhores práticas do setor.
O que causa a manutenção reativa?
Antes de nos lançarmos na resolução do problema, queríamos compreender o que está a provocar a manutenção reativa. Por isso, decidimos investigar as principais causas de downtime não planeado. De acordo com um estudo de 2017 publicado pela Limble, as principais razões para as paragens não programadas são:
O mesmo estudo indica que os gestores planearam reduzir o downtime com atualizações de equipamento (61%), melhor formação (49%), novas estratégias preventivas (48%) e monitorização alargada (42%). Estas táticas parecem responder, uma a uma, às primeiras quatro causas que mencionamos acima.
Um estudo de 2020 da Plant Engineering, focado na manutenção industrial, apontou para um cenário semelhante. As principais causas para o downtime não programado foram:
Agora que sabemos o que causa o downtime não planeado, podemos finalmente enumerar estratégias que, ao contrário de uma ‘receita genérica’, abordam desafios específicos. Incentivamo-lo a analisar o que está a desencadear a manutenção reativa nas suas instalações, para compreender quais destas estratégias são as mais valiosas para si.
8 maneiras diferentes de reduzir o downtime
“Enterrar os mortos, alimentar os vivos”. Esta é uma frase atribuída a Marquês de Pombal, depois do terramoto de 1755 ter causado grandes estragos em Lisboa. É mais ou menos isso que se está a fazer agora com a manutenção reativa: quando ocorre uma avaria, está-se a combater o fogo, tentando salvar o que se pode. Não há tempo para pensar, apenas para atuar. Mas quando as coisas acalmam, como é que se pode garantir que não volta a acontecer?
Para o Marquês, isso significou lançar um inquérito a nível nacional três anos após o terramoto. Também supervisionou a reconstrução da Baixa de Lisboa e tornou-a resistente aos terramotos pela primeira vez. Atualmente, já não vivemos no século XVIII, pelo que é necessário agir um pouco mais depressa. Mas o princípio está correto. Depois de ocorrer uma falha, faça uma análise da causa principal para compreender o que a desencadeou. Caso contrário, não é possível corrigir o que está errado e evitar que volte a acontecer.
Dado que o envelhecimento do equipamento é a razão de muito downtime não programado, é importante estudar o ciclo de vida do ativo. O ciclo de vida de um ativo é o percurso completo desde o momento em que é colocado em funcionamento até à sua eliminação. Quando são novos, os ativos tendem a falhar muito — pense nisso como ‘dores de crescimento’ —, mas a taxa de falhas tende a estabilizar ao longo do tempo. Quando volta a aumentar, é sinal de que o ativo está a chegar ao fim da sua vida útil e é necessário decidir se deve ser revisto ou substituído.
No entanto, é mais fácil falar do que fazer. Muitos gestores ainda têm dificuldade em decidir, e isso deve-se sobretudo ao facto de não disporem de dados de qualidade suficientes. Quando existe uma plataforma inteligente de gestão de manutenção, os gestores podem integrar vários ativos e recolher dados que, por sua vez, lhes permitem validar uma hipótese. Acreditamos que a gestão do tempo de vida dos ativos é uma peça importante do puzzle da manutenção centrada na fiabilidade.
Há um antigo provérbio chinês que diz: “Um pequeno buraco não reparado a tempo, tornar-se-á um grande buraco muito mais difícil de reparar”. E se isto não é uma frase sábia, então não sabemos o que é. A manutenção preventiva na altura certa pode evitar problemas graves mais tarde, por isso, porque é que os gestores continuam a mencionar a “falta de manutenção” como razão para o downtime não programado?
Sabemos que não é apenas uma questão de tempo, porque esta é uma razão diferente. Portanto, o mais provável é que se trate de falta de planeamento. E é aí que entra a inteligência artificial. Com uma plataforma inteligente de gestão de manutenção (IMMP), pode automatizar fluxos de trabalho (incluindo o trabalho dos técnicos, listas de materiais, fornecedores) e receber alertas se faltar um plano para um determinado ativo. Isto não só irá poupar-lhe tempo, como também irá detetar ativos sem plano de manutenção preventiva associado.
Uma vez que estamos a falar de otimizar a manutenção com software, não se esqueça de fornecer as ferramentas adequadas à sua equipa. O erro humano, ou a falha do operador, é uma das principais causas de downtime não planeado, pelo que é necessário abordar esta questão. É importante que o técnico tenha à mão ordens de trabalho claras, assim como manuais, documentos e regulamentos.
A utilização de um software de gestão de manutenção pode ser uma solução adequada, uma vez que pode reunir toda a informação numa única plataforma e permitir que todos tenham acesso a ela. Na Infraspeak, gostamos de ir ainda mais longe com a nossa aplicação Gatekeeper, que aumenta a consciência de risco dos utilizadores e promove a conformidade. Boa manutenção e segurança andam sempre de mãos dadas.
Fornecer as ferramentas necessárias está longe de ser a única estratégia a que se pode recorrer quando se trata de fazer diminuir os erros do operador. A maioria dos gestores concorda que é importante dar formação à equipa e, por vezes, não é preciso ir muito longe para encontrar uma solução. Pode juntar forças com técnicos qualificados para que estes forneçam ‘coaching’ ou formação profissional.
Pode ser uma boa ideia oferecer esta formação extra através de sessões de microaprendizagem. Em vez de dar aulas durante horas a fio, concentre-se num tópico de cada vez. De acordo com o Journal of Applied Psychology, este método é 17% mais eficiente do que cursos mais longos, entre outras vantagens. Pode também querer gravar estas sessões de microaprendizagem para utilização futura ou para rever.
A manutenção reativa pode ser evitada, sensibilizando o seu pessoal para a manutenção. Todas as pessoas que trabalham na organização, mesmo as que não fazem parte da equipa de manutenção, devem ser capazes de detetar falhas e de comunicá-las. Por exemplo, todas as pessoas devem ser capazes de reconhecer que um ruído invulgar durante o funcionamento de uma máquina pode indicar uma potencial avaria.
A prática de envolver toda a gente na manutenção é conhecida como manutenção produtiva total (MPT). Se os colaboradores também aprenderem a resolver problemas pequenos e frequentes, trata-se de manutenção autónoma. De qualquer forma, o simples ato de ensinar o seu pessoal a comunicar problemas relevantes, pode ser suficiente para resolvê-los antes que se dê a avaria.
Uma boa parte dos gestores pensa que o tempo não está do seu lado. Se acha que a ‘falta de tempo’ é a razão por detrás das paragens não programadas nas suas instalações, a expressão-chave é ‘estabelecer prioridades’. Quando os supervisores (ou os próprios gestores, quando se trata de uma equipa mais pequena) estão a programar o trabalho para a semana, devem ter em conta os dados das ordens de trabalho, ou seja, o número médio de horas para concluir uma tarefa. De seguida, devem estabelecer prioridades de acordo com a importância e a condição do ativo, tendo em conta os recursos disponíveis.
No entanto, as coisas nem sempre correm de acordo com o planeado. O calendário deve ser atualizado diariamente para ter em conta os trabalhos inacabados e os equipamentos que necessitam de intervenções. Como sabe que isso vai acontecer, deixe algum espaço para a manutenção reativa quando estiver a planear. Desta forma, não ficará atrasado no seu plano de manutenção preventiva, o que só lhe iria trazer mais trabalho reativo no futuro.
A lei de Pareto e o princípio 80/20
De acordo com a lei de Pareto, 80% dos benefícios provêm de 20% do trabalho. Se invertermos a situação e considerarmos a manutenção reativa como ‘o benefício’, isso significa que 20% das falhas do seu equipamento são responsáveis por 80% das paragens. Ou, por outras palavras, que 20% da sua maquinaria é responsável por 80% do downtime.
Tenha em conta que esta é apenas uma regra geral. O seu rácio pode mudar, e pode ser ainda inferior a 20%. Só os dados o poderão dizer! A ideia é que uma parte relativamente pequena dos seus ativos é responsável pela maioria das falhas, devendo dar prioridade aos seus planos preventivos ou baseados na condição.
*Formação recebida pelo pessoal de manutenção
Quando as falhas acontecem: como reduzir o MTTR?
Nada é 100% infalível. As falhas vão acontecer e, quando acontecem, é bom ter um plano. Decidimos incluir algumas dicas bónus para reduzir o tempo médio de reparação (MTTR) e garantir que não gasta o seu precioso tempo a fazer manutenção reativa.
Relatórios mais rápidos
Há uma razão para se usar a expressão ‘run-to-failure’. Quanto mais depressa se reagir, melhor. Mas isso só pode acontecer se tornar os relatórios mais ágeis. O Infraspeak Direct, por exemplo, permite que os funcionários e os clientes comuniquem as falhas de forma simples e rápida. Por sua vez, poderá atribuir a reparação ao técnico adequado mais próximo.
Automatizar a alocação de técnicos
As avarias devem ser automaticamente atribuídas ao técnico disponível mais adequado, sem demasiado trabalho administrativo. Quando ocorre uma avaria num circuito elétrico, por exemplo, esta deve ser atribuída automaticamente e sem problemas a um dos seus eletricistas. Se for no sistema de água, deve ser atribuída a um canalizador, e assim por diante. A AI pode automatizar os fluxos de trabalho, e o utilizador só precisa de validar a sugestão.
Planear o fracasso
Benjamin Franklin disse, que se alguém “falha em planear, está a planear falhar!". Nós concordamos. E, se for um gestor ou empresário, verá variações desta citação de vez em quando. Há apenas uma coisa que as pessoas não costumam mencionar: o planeamento do fracasso. Os gestores de manutenção bem sucedidos não planeiam apenas para o sucesso, uma vez que não têm a audácia de pensar que as falhas não acontecem. Se quiser reduzir o seu MTTR, deve criar planos robustos de gestão de incidentes. Defina previamente quem é responsável pelo quê, tenha contactos de emergência prontos e elabore um plano de contingência que garanta a segurança de todos. As falhas e avarias não são o momento certo para a improvisação, pelo menos se quiser resolvê-las rapidamente.
Melhorar a acessibilidade
Lembra-se de quando decidiu guardar algo no armazém e passou uma tarde inteira a procurá-lo quando precisou? O mesmo pode acontecer com o seu equipamento. Certifique-se de que o equipamento e as ferramentas estão acessíveis para reparações imediatas e tenha em conta a logística.
Melhore a acessibilidade
Você se lembra de quando decidiu guardar algo em um depósito e acabou passando uma tarde inteira procurando por ele quando precisou? A mesma coisa pode acontecer com seu equipamento. Certifique-se de que os equipamentos e as ferramentas estejam acessíveis para reparos imediatos e leve em conta a logística.