¿Cómo evitar el mantenimiento reactivo?

“Enterrar a los muertos, alimentar a los vivos”. Es una frase atribuida al Marqués de Pombal, después de que el terremoto de 1755 causara grandes daños en Lisboa. Eso es más o menos lo que hacemos ahora con el mantenimiento reactivo: cuando se produce una avería, estás luchando contra el fuego, intentando salvar lo que puedes. No hay tiempo para pensar, sólo para actuar. Pero cuando las cosas se calman, ¿cómo puedes garantizar que no volverá a ocurrir?

Para el Marqués, eso significó lanzar una investigación a escala nacional tres años después del terremoto. También supervisó la reconstrucción del centro de Lisboa y lo hizo resistente a los terremotos por primera vez. Hoy ya no vivimos en el siglo XVIII, así que tenemos que actuar un poco más rápido. Pero el principio es correcto. Una vez que se ha producido un fallo, hay que analizar la causa raíz para entender qué lo desencadenó. De lo contrario, no podrás corregir lo que está mal y evitar que vuelva a ocurrir.

Dado que el envejecimiento de los equipos es la causa de mucho downtime no planificado, es importante estudiar el ciclo de vida del activo. El ciclo de vida de un activo es el recorrido completo desde que se pone en funcionamiento hasta que se desecha. Cuando son nuevos, los activos tienden a fallar mucho– piénsalo como “dolores de crecimiento”–, pero la tasa de fallos tiende a estabilizarse con el tiempo. Cuando vuelve a aumentar, es señal de que el activo está llegando al final de su vida útil y hay que decidir si revisarlo o sustituirlo.

Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. A muchos gestores les sigue resultando difícil decidir, y eso se debe principalmente a que no disponen de suficientes datos de calidad. Cuando se dispone de una plataforma inteligente de mantenimiento, los gestores pueden integrar varios activos y recopilar datos que, a su vez, les permiten validar una hipótesis. Creemos que la gestión del ciclo de vida de los activos es una pieza importante del rompecabezas del mantenimiento centrado en la fiabilidad.

Hay un viejo refrán chino que dice: “Un pequeño agujero no reparado a tiempo se convertirá en un gran agujero mucho más difícil de reparar”. Y si eso no es una frase sabia, entonces no sabemos qué lo es. El mantenimiento preventivo en el momento adecuado puede evitar problemas graves más adelante, así que ¿por qué los directivos siguen mencionando la “falta de mantenimiento” como motivo del downtime no programado?

Sabemos que no es sólo una cuestión de tiempo, porque éste es otro motivo. Así que lo más probable es que se trate de una falta de planificación. Y ahí es donde entra en juego la inteligencia artificial. Con una plataforma inteligente de mantenimiento (PIM), puedes automatizar los flujos de trabajo (incluido el trabajo de los técnicos, las listas de materiales, los proveedores) y recibir alertas si falta un plan para un activo concreto. Esto no sólo te ahorrará tiempo, sino que también detectará los activos sin plan de mantenimiento preventivo asociado.

Ya que hablamos de optimizar el mantenimiento con software, no olvides proporcionarle a tu equipo las herramientas adecuadas. El error humano, o el fallo del técnico, es una de las principales causas del downtime no planificado, por lo que debes abordar esta cuestión. Es importante que el técnico tenga a mano órdenes de trabajo claras, así como manuales, documentos y normativas.

Utilizar un software de gestión del mantenimiento puede ser una solución adecuada, ya que puedes reunir toda la información en una única plataforma y permitir que todo el mundo tenga acceso a ella. En Infraspeak, nos gusta ir más allá con nuestra aplicación Gatekeeper, que aumenta la concienciación de los usuarios sobre los riesgos y promueve el cumplimiento de la normativa. Un buen mantenimiento y la seguridad siempre van de la mano.

Proporcionar las herramientas necesarias no es ni mucho menos la única estrategia a la que recurrir cuando se trata de reducir los errores de los técnicos. La mayoría de los directivos están de acuerdo en que es importante formar al personal, y a veces no hay que ir muy lejos para encontrar una solución. Puedes unir fuerzas con técnicos cualificados para impartir formación o entrenamiento profesional.

Puede ser una buena idea ofrecer esta formación extra a través de sesiones de microaprendizaje. En lugar de charlas de horas y horas, céntrate en un tema cada vez. Según el Journal of Applied Psychology, este método es un 17% más eficaz que los cursos más largos, entre otras ventajas. También puedes grabar estas sesiones de microaprendizaje para utilizarlas en el futuro o para revisar.

El mantenimiento reactivo puede evitarse concienciando al personal sobre el mantenimiento. Todas las personas que trabajan en la organización, incluso las que no forman parte del equipo de mantenimiento, deben ser capaces de detectar fallos y notificarlos. Por ejemplo, todo el mundo debe ser capaz de reconocer que un ruido inusual durante el funcionamiento de una máquina puede indicar una posible avería.

La práctica de implicar a todos en el mantenimiento se conoce como mantenimiento productivo total (TPM). Si los empleados también aprenden a resolver pequeños problemas frecuentes, se trata de mantenimiento autónomo. En cualquier caso, el simple hecho de enseñar al personal a comunicar los problemas relevantes puede bastar para resolverlos antes de que se produzca una avería.

Gran parte de los directivos piensan que el tiempo no está de su lado. Si piensas que la “falta de tiempo” es el motivo de las paradas no programadas en tus instalaciones, la palabra clave es “priorizar”. Cuando los supervisores (o los propios jefes, cuando se trata de un equipo más pequeño) programan el trabajo de la semana, deben tener en cuenta los datos de las órdenes de trabajo, es decir, el número medio de horas que se tarda en completar una tarea. A continuación, deben priorizar en función de la importancia y el estado del activo, teniendo en cuenta los recursos disponibles.

Sin embargo, las cosas no siempre salen según lo previsto. El calendario debe actualizarse a diario para tener en cuenta los trabajos inacabados y los equipos que necesitan reparación. Como sabes que esto va a ocurrir, deja un margen para el mantenimiento reactivo cuando estés planificando. De este modo, no te retrasarás en tu plan de mantenimiento preventivo, lo que sólo conduciría a más trabajo reactivo en el futuro.