min de lectura
Índice
Módulo II - Productividad
50 formas de mejorar la eficiencia de tus instalaciones
Como dice la canción de Bob Dylan, “the times, they are a-changin’” (los tiempos están cambiando). El mantenimiento solía ser una molestia con elevados costes de mano de obra. Pero luego llegaron los años 90, y de repente se convirtió en una cuestión técnica que hacía a las empresas más competitivas. Ahora, en la era de la 4ª Revolución Industrial, no es sólo una cuestión técnica, sino también estratégica.
El mantenimiento estratégico, por definición, debe estar alineado con la visión de la empresa. Cambia en función de los objetivos principales, se centra en el estado de los edificios y aprovecha al máximo los recursos disponibles para ofrecer una experiencia satisfactoria al cliente. Esto significa que el mantenimiento ya no es un departamento aislado que actúa por su cuenta.
Esta carga añadida a la gestión del mantenimiento convierte la eficiencia en la palabra clave. ¿Y qué implica eso? La eficiencia se define como “la cantidad de esfuerzo necesario para ofrecer lo que se requiere”. Por lo tanto, la eficiencia del mantenimiento es la capacidad de realizar el mínimo esfuerzo para obtener el máximo impacto en los objetivos generales de la empresa.
Todos los gestores han oído probablemente que pueden combatir este fuego con inteligencia, integraciones y gestión de equipos. Pero aun así parece mucho que asimilar, así que hemos decidido dividirlo en tres frentes –eficiencia operativa, eficiencia de activos y eficiencia energética– y recopilar 50 formas prácticas de impulsar la eficiencia.
Mantenimiento preventivo eficaz
El mantenimiento preventivo (o el mantenimiento predictivo, si se dispone de la tecnología adecuada) debería ocupar la mayor parte de tu tiempo. El mantenimiento reactivo no debería suponer más del 10% de tus horas de mantenimiento.
Si tu cumplimiento cae por debajo del 90%, tendrás mucho que hacer. Para evitar un gran retraso, adapta las tareas planificadas a las habilidades de tus técnicos y optimiza tu inventario (hablaremos de esto más adelante) para asegurarte de que las cosas funcionan a tiempo.
Los gestores tienen que superar día a día limitaciones de tiempo, recursos humanos y presupuesto, lo que hace de “priorizar, priorizar y priorizar” un lema bastante adecuado. Utiliza una matriz de criticidad y aprovecha los objetivos de la empresa para decidir en qué activos debes centrarte.
Después de elegir un cierto conjunto de activos por edificio o cliente, céntrate en modos de fallo específicos. Esta táctica mejora la detección temprana de las averías más comunes, y las reparaciones pueden realizarse antes de que afecten al funcionamiento del equipo o de las instalaciones.
El mantenimiento preventivo es un paso adelante con respecto al mantenimiento reactivo, pero no es la ‘obra maestra’ de la eficiencia. Según Reliable Plant, alrededor del 30% del mantenimiento preventivo es innecesario excesivo), y debería evitarse con la monitorización de la condición de los equipos.
Si estás implementando técnicas de monitorización de la condición o PdM (del inglés Predictive Maintenance), no te pierdas en medio de los datos. Basándote en los objetivos de la empresa, elige, entre los acticos, a los mejores candidatos para el PdM, mantén la simplicidad con unas pocas métricas significativas y desarrolla algoritmos para predecir los fallos.
Centraliza todas las órdenes de trabajo en una única plataforma para permitir el seguimiento en tiempo real, programa y asigna las tareas pendientes a los técnicos. Esto generará registros de mantenimiento detallados que podrás utilizar para obtener información y mejorar los planes en el futuro.
Centralize todos os seus chamados de manutenção em uma única plataforma para permitir o acompanhamento em tempo real, agendar e atribuir tarefas pendentes aos técnicos. Isso vai gerar registros de manutenção detalhados que podem ser usados para obter insights e melhorar os planos no futuro.
Gestión del inventario
El etiquetado identifica los activos a lo largo de su vida. O al menos ese solía ser el objetivo principal. Con las nuevas etiquetas NFC (o incluso los códigos QR), puedes actualizar fácilmente los registros de mantenimiento y hacer un seguimiento de las órdenes de trabajo y del inventario en tiempo real.
Tanto si utilizas etiquetas NFC como si no, mantén al día tus órdenes de trabajo y documentos. Registra el uso de las piezas en tu software y deduce las cantidades de tus listas de existencias automáticamente. Entérate exactamente de cómo, cuándo y dónde estás utilizando tus existencias.
Esperar por las piezas es una pérdida de tiempo, lo que significa que es ineficiente. Para evitar este problema en concreto, utiliza tus registros de mantenimiento para estimar las necesidades y anticipar las necesidades de material. Establece una alerta de cantidad mínima de existencias y planifica tus pedidos.
Prepara listas detalladas y regístralas en tu software. Así sabrás qué existencias necesitas tener y qué es compatible con qué, lo que hace el inventario aún más útil. Además, tener listas preparadas para usar marca la diferencia cuando ocurre una emergencia.
Un viejo pero buen consejo: las existencias ocupan mucho espacio, así que hay que maximizar el almacenamiento vertical, añadiendo más niveles o estanterías más altas. Intenta mantener el inventario lo más cerca posible de los activos para reducir desplazamientos y movimientos innecesarios.
Gestión de equipos
Los facility managers tienen una gran carga de trabajo, por lo que no pueden dejar pasar ninguna oportunidad de hacer las cosas más eficientes. Una plataforma inteligente de mantenimiento (PIM) utiliza tecnologías como el aprendizaje automático y la IA para automatizar los flujos de trabajo, crear y asignar órdenes de trabajo con el mínimo esfuerzo y sin papel.
Los trabajadores de mantenimiento suelen estar bajo mucha presión, y manejar muchas situaciones de mantenimiento de emergencia seguramente no ayuda. Una planificación cuidadosa reduce las situaciones de estrés, optimiza los turnos y promueve un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
La gestión de recursos humanos tiene todo que ver con comunicación. Prueba esto: (1) explica claramente tus objetivos, (2) fomenta la transparencia, (3) aprende a dar feedback – incluso cuando sea negativo. La comunicación es una vía de doble sentido.
La falta de feedback puede ser desalentadora. En su lugar, crea un sistema de recompensas para motivar a los equipos y felicítalos cuando su rendimiento alcance los valores de referencia. Además, recuerda que las bonificaciones a los equipos estimulan el espíritu de equipo, algo que el feedback individual no hará.
Si tu equipo en el terreno está desconectado de la oficina, eso debería preocuparte. ¿Cómo puedes gestionar equipos sin actualizaciones en tiempo real? Cambia el software obsoleto por herramientas móviles basadas en la nube que tus técnicos puedan utilizar en cualquier lugar.
Eficiencia operativa
A pesar de todos los progresos realizados a partir de los años 90, el mantenimiento sigue siendo demasiado reactivo. Según el informe de McKinsey “Planning to fix: improving maintenance efficiency”, a menudo se descuida el mantenimiento en favor de la producción. Esto compromete los planes de mantenimiento preventivo, que luego se ejecutan y programan al azar. Pasar de una estrategia reactiva a otra no sólo exige más planificación, sino también un cambio cultural.
Hay tres piezas en este rompecabezas. La primera es la planificación y programación del mantenimiento preventivo. Las otras dos piezas, las existencias y el personal, completan el plan. El almacenamiento de materiales y piezas en un sistema “just-in-time” (justo a tiempo) evita largas reparaciones. Y la gestión del equipo, especialmente cuando se trabaja con varios equipos sobre el terreno, es la base de toda la operación.
Resolución de fallos
Para implementar el TPM –o el mantenimiento productivo total–, fomenta la autonomía y la proactividad. ¡Incluso cuando se trata de cosas pequeñas! La tecnología también ayuda con esto, ya que los técnicos pueden hacer solicitudes y evitar la excesiva burocracia para resolver cuestiones sencillas.
Mira, escucha, siente y huele tu equipo: descubrirás que es más expresivo de lo que crees. Los motores sobrecargados, los lubricantes contaminados y el exceso de condensación, por ejemplo, dan muchas señales antes de provocar una avería.
Tus clientes se darán cuenta de las averías cuando tus técnicos no estén cerca. Déjales que informen de las averías directamente en el software para eliminar los bloqueos del proceso y activar una orden de trabajo. Combinando esto con la automatización del flujo de trabajo, ¡tu equipo será tan rápido como un rayo!
Una vez que hayas ‘apagado el fuego’, aplica las técnicas de análisis de la causa raíz (por ejemplo, los 5 Porqués, el Análisis del Árbol de Fallos, el Análisis Modal de Fallos y Efectos) para entender qué provocó el fallo. Esto te permite enfocar la causa real y evitar que se repita.
Los fallos son más frecuentes cuando los activos son nuevos o muy antiguos. En este último caso, puede ser mejor reparar que sustituir. Si puedes estimar la vida útil de cada activo y predecir cómo se comportará a lo largo de su ciclo de vida con la ayuda de la IA, podrás tomar decisiones más acertadas.
Cumplimiento
Aplica directrices para el mantenimiento preventivo y procedimientos estándar para el mantenimiento reactivo. Las órdenes de trabajo deben ser completas, bien estructuradas y proponer plazos realistas. Utiliza guías visuales para evitar accidentes y mejorar el cumplimiento de las normas de seguridad.
Las listas de verificación de auditorías evalúan el cumplimiento de las normas y requisitos. Utiliza las listas de verificación de auditorías ISO 9001 para asegurarte de que cumples las normas de calidad, por ejemplo. Las listas de verificación también son útiles para preparar la empresa para nuevas certificaciones, como la ISO 50001.
Las empresas que subcontratan la gestión del mantenimiento esperan eficiencia. Establece un acuerdo de nivel de servicio (SLA) para alinear los objetivos, definiendo lo que se va a medir y fijando las condiciones del servicio. Luego, exporta los datos de tu software y genera informes periódicos que muestren el cumplimiento de los SLA.
¡No te lo guardes todo en la cabeza! Establece SLA en tu plataforma de mantenimiento, recibe notificaciones a tiempo y no vuelvas a saltarte un plazo.
KPIs
Peter Drucker dijo famosamente que “no se puede gestionar lo que no se puede medir”. Pero, si mides demasiadas cosas, es probable que sea igual de imposible de gestionar. Elige sólo los KPI más adecuados para cada cliente y síguelos a lo largo del tiempo.
Ya hemos hablado de la importancia de establecer SLA con los clientes. El cumplimiento de la programación muestra que los gestores pueden realizar el trabajo a tiempo, y es uno de los KPI de servicio al cliente más relevantes que debes compartir con tus clientes.
Otro KPI que los gestores querrán utilizar es el backlog. Convierte cada tarea de backlog en horas y luego el total en semanas. Un backlog de mantenimiento saludable es de dos a cuatro semanas.
El MTBF es uno de los KPI que puedes utilizar para evaluar la calidad de la reparación. En caso de que tus reparaciones se estén realizando correctamente y los activos sigan fallando, cruza informaciones con otros indicadores y decide si reparar o sustituir.
Este es otro KPI clásico para medir la calidad de tus servicios. Un tiempo de reparación corto significa que estás reaccionando rápidamente, que tienes los procedimientos adecuados y que mantienes la disponibilidad de los equipos. Si el MTTR no mejora con el tiempo, revisa tu protocolo de resolución de problemas.
La OEE representa la cantidad de tiempo que una línea de producción es realmente productiva. Una puntuación del 100% significaría una disponibilidad del 100%, un rendimiento del 100% y una calidad del 100%. Una OEE del 85% se considera ya excelente. Si estás entre el 60% y el 85%, hay margen de mejora. Todo lo que esté por debajo del 60% es motivo de preocupación.
¡Parecen iguales, suenan igual, pero no son iguales! Mientras que la OEE sólo tiene en cuenta el tiempo que el activo estaba programado para trabajar, la OOE lo tiene todo en cuenta – incluso el tiempo no programado –, por lo que mide la eficacia de toda la operación.
TEEP considera todo el tiempo disponible (24 horas al día, 7 días a la semana), por lo que es un gran indicador de la escalabilidad del negocio a partir de su estado actual.
Eficiencia de los activos
Cuando una empresa te confía sus activos, te está entregando algunos de sus recursos más preciados. Al fin y al cabo, no hay ninguna empresa en todo el mundo que pueda ofrecer una buena experiencia al cliente si sus equipos siguen fallando. Pero, al igual que las personas, los activos no son todos iguales; tienen necesidades diferentes y hay que escucharlas. Así que la pregunta es: ¿cómo ponerse a la altura de las circunstancias y convertirse en un “encantador de activos”?
La eficiencia de los activos es la capacidad de utilizarlos para generar ingresos y realizar tareas. Se basa en tres dimensiones: disponibilidad, producción y rendimiento. La disponibilidad significa el máximo tiempo de funcionamiento, incluso cuando falla el mantenimiento preventivo y se producen averías. Luego vienen el cumplimiento y los KPI, que dan una idea de la frecuencia con que se cumplen las normas y expectativas.
Consumo de energía
Muchas empresas mantienen las luces encendidas por la noche por motivos de promoción de la marca o seguridad. Pero, ¿es realmente necesario? ¿Podrían sustituirlas por sensores de movimiento, por ejemplo? ¿O apagarlas del todo? Plantéate reducir la iluminación nocturna para ahorrar energía y electricidad.
Otra forma de ahorrar electricidad es sustituir las viejas bombillas incandescentes por LED. Las LED pueden consumir un 75% menos de energía y durar 25 veces más que las bombillas normales (lo que también significa que tu equipo pasará mucho menos tiempo cambiando las bombillas).
La instalación de sensores es otra forma de reducir el consumo de agua y energía. Un estudio realizado por la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos descubrió que los sensores de ocupación reducen el despilfarro energético en un 68% y aumentan el ahorro energético en un 60%.
Haz un recorrido nocturno en las instalaciones cada 6 meses para ver qué equipos están encendidos cuando no deberían estarlo. Comprueba si los equipos de climatización siguen funcionando, si los aparatos siguen conectados y si puedes programarlos para que se apaguen fuera de horario.
Los filtros de aire sucios de los aparatos de aire acondicionado reducen su eficacia entre un 20 y un 25%. Además, los serpentines de refrigeración se atascan, lo que significa que el aire acondicionado produce más calor y pérdida de energía. Limpiar los filtros a tiempo es una solución económica para mejorar la eficiencia de la climatización.
Este es un buen ejemplo de cómo tu equipo puede ser proactivo incluso con las cosas más pequeñas. Las ventanas y puertas mal aisladas dejan que el aire se infiltre en el edificio, lo que provoca pérdidas de energía. Mejora el aislamiento de las ventanas y ajusta las puertas para ahorrar hasta un 30% en el uso de energía de la climatización.
Optimiza los ajustes de las cámaras frigoríficas, si eres responsable de un activo de este tipo, para ahorrar hasta un 20% de energía. Estudia diferentes esquemas de montaje, optimiza la temperatura de descarga del agua o utiliza controladores avanzados, como los de entalpía exteriores.
Cuando los costes energéticos aumentan, la realización de una auditoría energética es la mejor manera de detectar oportunidades de mejora y ahorro. En el Reino Unido, las auditorías energéticas son obligatorias cada 4 años para las grandes organizaciones en virtud del Energy Saving Opportunities Scheme (ESOS).
Monitorización
Monitoriza qué contadores están registrando más consumo de energía y sus horas punta en tu plataforma de mantenimiento. Así podrás predecir los costes, ajustar los sistemas de climatización, las luces y controlar los equipos de acuerdo con esa información.
Antes de instalar nuevos equipos, mide los parámetros de funcionamiento (amperaje, tiempo de funcionamiento, tiempos de ciclo, temperatura, etc.). Evalúa si hay algo más que puedas hacer a través del O&M en lugar de lanzarte a una revisión cara.
Cuando tu equipo no está bien mantenido (por ejemplo, hay fugas o una presión inadecuada) o está desgastado, gasta más energía de la necesaria. En el caso de las máquinas que consumen mucha energía, crea órdenes de trabajo basadas en el uso o condición del equipo, y no en el tiempo o ‘edad’.
Por ejemplo: la desalineación entre piezas mecánicas consume un 15% más de electricidad. Utilizando técnicas de monitorización de la condición del equipo, como el análisis de vibraciones, puedes detectar estos pequeños problemas antes de que arruinen tu factura de electricidad – y tu equipo.
Evalúa y analiza el consumo de energía a lo largo del tiempo y compara tu rendimiento actual con los pasados. También puedes comparar edificios con un perfil energético similar – si no tienes ninguno en tu cartera de activos, utiliza simulaciones modelizadas para el análisis comparativo.
Conecta sensores IoT a tu plataforma de mantenimiento para centralizar la información y transformar los datos en información procesable para un mantenimiento proactivo.
Optimizar & readaptar
Cuando llegue el momento de sustituir un activo, no lo sustituyas por algo igual o similar. Aprovecha la oportunidad para hacer una actualización. Elige un nuevo modelo que tenga más eficiencia energética y fiabilidad.
Los VSD – del inglés Variable Speed Drive – controlan la velocidad de los motores de corriente alterna. Como pueden ajustar la velocidad del ventilador en función de la temperatura del equipo, son más eficientes que los sistemas de climatización de velocidad constante. Un estudio realizado en Italia concluyó que hay ahorro un anual del 38,9%.
Un buen aislamiento acústico y térmico no sólo mejora la comodidad, sino que también ahorra energía. Readapta la estructura del edificio para conseguir una mejor envolvente térmica y reducir los costes de agua y energía. Esto ejercerá, además, menos presión sobre el sistema de climatización prolongando su vida útil.
¿Necesitas más ideas para que los edificios sean más eficientes energéticamente?
Como hemos dicho antes, deberías utilizar edificios con un perfil energético similar para hacer una evaluación comparativa. Del mismo modo, te sugerimos que hagas lo mismo antes de realizar una nueva puesta en marcha o una reforma.
Aquí tienes varias medidas de ahorro energético propuestas por la Comisión Europea (con casos prácticos). También recomendamos este estudio de caso sobre cómo un campus universitario de Singapur se hizo más eficiente desde el punto de vista energético mediante estrategias de bajo o nulo coste y la oportuna rehabilitación.
¿Necesitas más ideas para que los edificios sean más eficientes energéticamente?
Mientras preparamos un futuro verde y neutro en carbono, hay un tema que debemos abordar: la eficiencia de los edificios. Según la ONU, los edificios y la construcción representan el 36% del consumo mundial de energía. Y resulta que los facility managers son responsables del 75% del uso energético del edificio (de media).
Según la “How to Guide” de la IFMA de 2011, el 70% de los edificios están consumiendo más energía de la que necesitan. En el Reino Unido, las escuelas y oficinas consumen entre un 60 y un 70% más de electricidad de lo previsto en la fase de diseño del edificio. Sin embargo, los campus universitarios se llevan la palma, con una demanda que puede ser un 85% superior a la prevista. Por lo tanto, hay cosas muy concretas que los responsables de mantenimiento pueden hacer para ahorrar electricidad, combustibles fósiles y el dinero de sus clientes.
Conclusión
Los responsables de mantenimiento no deberían pasar más tiempo gestionando flujos de trabajo que instalaciones. Y eso es exactamente lo que evita una plataforma inteligente de mantenimiento. La inteligencia reduce la cantidad de esfuerzo necesario para lograr lo que se requiere. O, en otras palabras, impulsa la eficiencia.
Todo empieza con la conectividad, que proporciona datos sobre las operaciones diarias. Datos precisos ayudan a los gestores a comprender cómo están utilizando sus recursos y dónde podrían ahorrar algo de dinero sin comprometer la comodidad o la fiabilidad.
También son estos datos los que impulsan las herramientas de automatización y aprendizaje automático. Éstas, a su vez, liberan a los gestores de tareas que consumen mucho tiempo y evitan errores humanos. Es justo decir que estamos entrando en una era de fiabilidad impulsada digitalmente, a pesar de la creencia generalizada de que el mantenimiento predictivo sería el futuro.
Como señaló McKinsey en su artículo de 2018 titulado “Digitally enabled reliability: Beyond predictive maintenance”, las integraciones e informaciones procedentes de técnicas analíticas avanzadas proporcionan un mayor control y alinean las operaciones y el mantenimiento.
Por primera vez, y de forma realista, los sistemas pueden realizar un seguimiento de 1) cómo se utilizan los activos y los edificios en las operaciones diarias, y 2) cómo de fiables son a largo plazo. El mantenimiento puede, finalmente, responder directamente a las necesidades de hoy de los usuarios y predecir sus necesidades futuras.
Esto último se vuelve aún más preciso a medida que evolucionan la IA y el aprendizaje automático. El software de mantenimiento inteligente realiza un seguimiento de los flujos de trabajo y las tendencias, modela los datos relativos a los modos de fallo, destaca los errores y detecta las oportunidades de mejora.
Con el tiempo, las predicciones sobre la vida útil y la depreciación de los activos serán aún más precisas. Esto es lo que realmente permite a los gestores tomar decisiones conscientes del futuro, aumentando tanto la disponibilidad como la fiabilidad.
Y hemos llegado a nuestro último consejo, el número 50:
When someone outsources their maintenance work to you, they expect efficiency. Don’t make that promise harder on yourself than it has to be.
Planificarás mejor, resolverás los fallos más rápidamente y presentarás soluciones que seguirán impulsando la eficiencia una y otra vez. Claro que puede suponer una curva de aprendizaje para los equipos que siguen anclados en sus viejas costumbres. Pero como dice la canción, los tiempos están cambiando. “If your time to you is worth savin’, then you better start swimmin’ or you’ll sink like a stone.” (“Si para ti vale la pena ahorrar tiempo, será mejor que empieces a nadar o te hundirás como una piedra”).
Fuentes
Abergel, Thibaut. Dean, Brian. Dulac, John. (2017). Towards a zero-emission, efficient, and resilient buildings and construction sector: Global Status Report 2017. Global Alliance for Buildings and Construction (GABC). Retrieved from Link
Armstrong, Don. Why Backlogs Are Important for Effective Maintenance. Reliable Plant. Retrieved from Link
Bradbury, Steve. Carpizo, Brian. Gentzel, Matt. Horah, Drew. Thibert, Joël. (2018). Digitally enabled reliability: Beyond predictive maintenance. McKinsey. Retrieved from Link
Dylan, Bob. (1963). The Times They Are A-Changin’. Retrieved from Link
Close, Timothy. Tideswell, Steve John. (2012). Planning to fix: improving maintenance efficiency. McKinsey. Retrieved from Link
EC&M. (2001). EPA study shows occupancy sensors reduce energy waste, demand. Retrieved from Link
Efficient Plant. (2017). Maintenance Efficiency: Understand It To Drive It. Retrieved from Link
Energy Star. Operation and Maintenance Best Practices for Energy-Efficient Buildings. Retrieved from Link
European Commission. Topic: Energy use in buildings. Retrieved from Link
House of Commons – Business, Energy and Industrial Strategy Committee. (2019) Energy efficiency: building towards net zero. Retrieved from Link
Lean Production. OEE Benchmarks. Retrieved from Link
Min, Zaw. Morgenstern, Paula. Marjanovic-Halburd, Ljiljana. (2016). Facilities management added value in closing the energy performance gap. Retrieved from Link
Saha, Varsha. (2018). 50 Facilities Management Tips and Best Practices. Camcode. Retrieved from Link
Schibuola, Luigi. Scarpa, Massimiliano. Tambani, Chiari. (2018). Variable speed drive (VSD) technology applied to HVAC systems for energy saving: an experimental investigation. Retrieved from Link
Schultz. Lean Tools can Unlock Reliability. Reliability Plant. Retrieved from Link