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Módulo II - Productividad
7 indicadores de mantenimiento para una gestión eficaz
En mantenimiento, determinamos indicadores clave de rendimiento (más conocidos como KPI) para medir el rendimiento de una tarea determinada.
Pueden medir desde el tiempo transcurrido durante una parada (se deba o no a un mantenimiento programado) hasta la evolución de los procesos de producción.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) del mantenimiento varían en función de la empresa, sus objetivos, estrategias y planes de acción. Sin embargo, hay un conjunto de indicadores que está bien considerado y se utiliza con más frecuencia.
Si eres un técnico o un responsable de mantenimiento que aún está decidiendo cuáles pueden ser esos indicadores, utiliza un marco SMART: Specific, Measurable, Attainable, Realistic and Timely (en español “Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Temporal”).
En otras palabras, tu estrategia debe ser:
- específica, lo que significa que dará prioridad a KPI sencillos pero eficaces que puedan evitar errores que hayas cometido en el pasado;
- medible, de modo que puedas aplicar métodos cuantitativos con los que confrontar los logros con el plan;
- alcanzable, porque fijar objetivos por encima de la capacidad de tu equipo no tiene sentido;
- relevante, que tenga en cuenta las condiciones actuales y no sólo las deseables;
- temporal, lo que exige un calendario razonable.
¿Cuáles son los mejores KPI de mantenimiento?
Aunque los KPI están estrechamente relacionados con el nivel de rendimiento que deseas alcanzar, no debes tomarlos por objetivos en sí mismos. No olvides que un indicador no es más que una métrica, utilizada como método cuantitativo para determinar el rendimiento de una determinada actividad de mantenimiento, activo o departamento.
Además, los indicadores pueden dividirse en dos categorías: en primer lugar, los que muestran el impacto de una gestión adecuada del mantenimiento en el rendimiento global de la empresa; y, en segundo lugar, los que se refieren a la fiabilidad y disponibilidad de los activos. Así, podemos destacar los siguientes KPIs para la gestión del mantenimiento: downtime, backlog, MTBF, MTTR, OEE, PMP y Cumplimiento del Calendario.
A continuación, repasaremos sus respectivos usos, beneficios y valores medios.
1. Downtime
Este indicador de mantenimiento rastrea, supervisa y evalúa la fiabilidad del activo.
El downtime registra el tiempo total que el equipo ha estado no disponible u offline, lo que significa que se ha producido un evento no deseado que requerirá algún tipo de intervención. Puedes utilizar este KPI tanto si ya existe un plan de mantenimiento para ese activo como si no. También es una variación del porcentaje de mantenimiento planificado, que trataremos más adelante.
Tu objetivo para este indicador clave de rendimiento debería ser el 10%. Esto significa que el activo debe estar plenamente operativo (también llamado “uptime”) en torno al 90% del tiempo para que la producción no se interrumpa. La falta de infraestructura, supervisión y planificación suele ser la causa de porcentajes de downtime más elevados.
Este indicador puede ayudarte a establecer una estrategia de mantenimiento preventivo con el objetivo de mantener el downtime por debajo de la media, así como minimizar el efecto de las interrupciones no planificadas. Recuerda que cuando un activo no funciona, no hay producción, lo que en última instancia genera pérdidas.
2. Backlog de mantenimiento
El backlog es un indicador de tiempo que significa “retrasos en el mantenimiento”. Consiste en la acumulación de actividades pendientes y planificadas por técnico, independientemente de que ya estén en curso.
En otras palabras, el backlog es el tiempo necesario para ejecutar una orden de trabajo reactiva, preventiva o predictiva; control de calidad; mejoras o cualquier otra actividad que promueva el rendimiento deseable del activo. Para calcular esta métrica, hay que tener en cuenta todo el flujo de trabajo en la planificación y el control del mantenimiento.
El valor es igual a la suma de los valores de horas/hombre de las órdenes de trabajo planificadas, pendientes y completadas, dividido por el total de horas/hombre disponible. Considera sólo el tiempo productivo de cada técnico, ¡ya que no están realizando órdenes de trabajo el 100% del tiempo!
Como mide el tiempo, el resultado debe presentarse en horas, días, semanas o meses, por ejemplo.
El backlog estándar, medido en días laborables, es de 2 semanas. Para las empresas que trabajan 24/7, es de 3 a 4 semanas.
La ventaja de este indicador es la evaluación de la productividad del equipo, así como la determinación de las causas que la provocan (en caso de que se produzcan). A partir de ahí, te recomendamos aplicar estrategias para optimizar la producción.
3. MTBF – Mean Time Between Failures (Tiempo medio entre fallos)
Otro indicador clave de rendimiento muy reconocido es el MTBF, que mide la fiabilidad.
Tiene en cuenta los fallos aleatorios (no planificados), incluidos los derivados de fallos de software y defectos de fabricación. Los fallos que no ponen el activo fuera de servicio no se tienen en cuenta.
Como el resultado tiene en cuenta el tiempo transcurrido entre cada fallo, también se mide en tiempo (horas, días, semanas o meses). Cuanto mayor sea el MTBF, más fiable será el activo, a diferencia del MTTR, que debe ser el menor posible.
Para calcular el MTBF, hay que restar el tiempo total de avería del tiempo total de trabajo; y luego dividirlo por el número de averías.
El tiempo total de trabajo puede ser de 24 horas o el periodo durante el cual el equipo está en funcionamiento. El tiempo total de avería incluye todo el tiempo perdido hasta que vuelva a funcionar.
En este caso, la media global varía según el tipo de equipo o de empresa. No obstante, debe ser lo más alta posible. A medida que pase el tiempo, compáralo con los resultados anteriores para ver si aumenta.
4. MTTR – Mean Time To Repair (Tiempo medio de reparación)
El MTTR, acrónimo de Mean Time to Repair (tiempo medio de reparación), es otro indicador clave de rendimiento habitual en el mantenimiento. Puede aplicarse a un activo, a una máquina, a un solo componente o a todo un sistema. El MTTR tiene en cuenta el tiempo que tarda tu equipo en intervenir o realizar el mantenimiento correctivo después de que se haya producido un fallo.
A diferencia del MTBF, el objetivo debe ser el menor MTTR posible. En cierto modo, también funciona como impulsor para tomar decisiones que conduzcan a los máximos beneficios y los mínimos riesgos.
Para calcular el MTTR, tendrás que tener en cuenta la cantidad total de tiempo invertido en reparaciones después de cada fallo durante un determinado periodo de tiempo. Una vez que tengas la respuesta, divídela por la cantidad de fallos registrados durante el mismo periodo de tiempo.
De este modo, puedes calcular el tiempo (de nuevo, en horas, días, semanas o meses) que un determinado activo ha estado fuera de servicio, así como lo que deberías hacer para evitar que vuelva a ocurrir.
Al igual que el MTBF, no existe una norma global que se adapte a todos los sectores y tipos de equipos. Sin embargo, deberías trabajar para reducirlo lo máximo posible.
5. OEE – Eficacia global del equipo
La Eficacia Global del Equipo (del inglés “Overall Equipment Effectiveness”, OEE) es uno de los KPI más importantes en mantenimiento. Mide la eficacia global de la empresa, lo que te permite determinar si los procesos que has puesto en marcha son eficientes o no. Como norma general, apunta a una OEE del 77% o superior.
Una de las muchas ventajas de calcular la OEE es averiguar con qué frecuencia los activos están disponibles para trabajar. Te darás cuenta de lo rápido que es el proceso de fabricación y, por último, pero no menos importante, cuántos productos (o servicios) se fabrican (o ejecutan) sin ningún tipo de fallo.
La fórmula es bastante sencilla. Para calcular la OEE, hay que multiplicar la disponibilidad, el rendimiento y la calidad. La disponibilidad se determina en función del downtime y el tiempo de actividad, como ya hemos visto. El rendimiento se calcula comparando la producción actual con las previsiones. Por último, la calidad procede de la producción total menos la producción defectuosa en una muestra determinada.
Aunque la media global es del 77%, las empresas de categoría mundial se sitúan cómodamente entre el 85% y el 99%.
La OEE está estrechamente relacionada con otros dos KPI, la OOE y el TEEP. Sigue este camino para aprenderlo todo sobre la OOE, la OEE y el TEEP.
6. PMP – Porcentaje de mantenimiento planificado
El porcentaje de mantenimiento planificado considera el tiempo dedicado a las actividades planificadas (mantenimiento, reparaciones o sustituciones) en un activo. Este KPI de mantenimiento está directamente relacionado con el Plan de Mantenimiento Preventivo de la empresa.
Tenemos en cuenta la eficacia, el cumplimiento y la forma en que se realizó cada actividad, así como el tiempo necesario para completarla. A continuación, sólo hay que dividir el total de horas de mantenimiento planificadas por el total de horas de mantenimiento. Multiplica el resultado por 100 para obtener el porcentaje.
Este resultado muestra el nivel de eficacia de la empresa, así como su rendimiento y éxito dentro de su sector. Para ajustarse a los valores medios internacionales, el PMP debe situarse en torno al 85% o por encima.
7. Cumplimiento del calendario / cumplimiento del mantenimiento planificado
Este KPI no podía faltar en una lista con los indicadores clave de rendimiento más importantes en mantenimiento. En pocas palabras, analiza el cumplimiento del plan que ha establecido.
O, mejor aún, la eficacia y el compromiso que técnicos y gestores han mostrado en sus tareas planificadas. El cumplimiento del calendario como KPI de mantenimiento mide el rendimiento de todo el equipo, desde los responsables de la toma de decisiones hasta las personas que cumplen el plan día tras día.
¿Cuántas actividades se realizaron de acuerdo con las directrices establecidas? Por lo general, los directivos evalúan la fecha, el tiempo que se tardó en realizar una tarea y la eficacia. El cumplimiento debe ser del 90% o más.
Utilizar este indicador y asegurarse de que está dentro de la media (o por encima) significa que la productividad es alta, con riesgos de fallos y pérdidas mínimos.
Indicadores de mantenimiento para tomar mejores decisiones
Podría decirse que la mayor ventaja de calcular y aplicar los indicadores clave de rendimiento del mantenimiento es el profundo conocimiento y comprensión que obtendrás de los procesos y actividades internos. De este modo, podrás comprender lo que realmente funciona (o no) y dónde hay margen de mejora.
Establecer, cumplir y medir tus objetivos a través de los KPI de mantenimiento no es sólo garantizar que la empresa será productiva, también desempeña un papel importante en la motivación y el crecimiento del equipo.
Los beneficios se mantendrán en niveles saludables y dentro de las previsiones, sin caídas ni pérdidas. La empresa también mejorará su reputación, ya que la fiabilidad tiende a aumentar al reducirse tanto los riesgos como el downtime.
Por último, se pueden evitar las reclamaciones de los clientes, lo que evita que el servicio de atención al cliente se vea desbordado.
