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Módulo II - Productividad
Cómo la interoperabilidad favorece la productividad
La interoperabilidad, en el contexto de la gestión del mantenimiento, es la capacidad de los sistemas, aplicaciones y dispositivos para conectarse, comunicarse y funcionar juntos de forma armoniosa.
En el actual panorama digital altamente conectado, es crucial conseguir que los sistemas “hablen entre sí”. De lo contrario, los datos permanecen aislados – estancados – cuando podrían impulsar la eficiencia en múltiples sistemas.
Por ejemplo, en un estudio de Deloitte, el 75% de las empresas manifestaron problemas de aislamiento de datos e interoperabilidad. Un segundo estudio de Mulesoft reveló que el 38% de las empresas encuestadas señalaban la interoperabilidad de los sistemas como el principal obstáculo para el crecimiento digital.
Este concepto va más allá de la simple compatibilidad entre diferentes sistemas: se trata de lograr una sinergia bien orquestada entre diversas tecnologías.
Impacto de la interoperabilidad en el mantenimiento
La integración de sistemas de software como ERP, software de facility management, software de contabilidad y plataformas de automatización tiene múltiples impactos. Los beneficios exactos dependen de tu pila de software, pero aquí tienes una pequeña selección de lo que la interoperabilidad en mantenimiento puede hacer:
Mejora de la eficiencia del flujo de trabajo
La interoperabilidad permite un intercambio fluido de datos entre diferentes sistemas. Esto lleva a un intercambio de datos más rápido, flujos de trabajo más ágiles y reducción de retrasos operativos. Crea flujos de trabajo automatizados que minimicen la intervención humana y aumenten la eficacia.
Mejora de la toma de decisiones
Además, la interoperabilidad permite la integración y el análisis de datos de múltiples fuentes. Para fines de mantenimiento, esto permite a las organizaciones conectar en red diferentes plataformas de software como ERP, BI, software de contabilidad y plataformas IoT.
Delivering effective outcomes
La integración de plataformas de software es una fuerza multiplicadora: exprime ese extra de tus datos para construir un sistema más rápido y eficiente. Por ejemplo, en lugar de copiar manualmente los datos de una plataforma a otra, puedes integrarlos directamente para automatizar las órdenes de trabajo con el software de contabilidad o las operaciones de mantenimiento con el software de productividad. Esto aumenta el rendimiento del edificio y la fiabilidad de los activos.
Retos de la interoperabilidad
La creación de sistemas integrados conlleva varias fricciones relacionadas con el intercambio de datos, la seguridad y el establecimiento de marcos de interoperabilidad funcionales para el software de varios proveedores.
Antes de la integración de API, la falta de normas de interoperabilidad mutua complicaba el proceso de vinculación de distintas plataformas. Esta situación ha cambiado y ahora la interoperabilidad es mucho más sencilla.
- Entre los retos se incluyen cuestiones técnicas como la ausencia de protocolos estandarizados e interoperables para el intercambio de datos – aunque esto se ha aliviado en gran medida gracias a las API.
- Hay que tener en cuenta también la seguridad de los datos y una posible resistencia del personal acostumbrado a los sistemas tradicionales.
- Crear sistemas interoperables requiere mucho tiempo al principio.
Interoperabilidad y productividad
Integrar los sistemas de mantenimiento con otro software aumenta la productividad de los responsables de mantenimiento, técnicos y demás personal implicado en el funcionamiento y mantenimiento de los edificios y sus activos.
Aquí te explicamos cómo:
En primer lugar, la interoperabilidad reduce la necesidad de introducir datos manualmente en varios sistemas. No es un secreto que la introducción manual de datos consume mucho tiempo y conlleva el riesgo de errores humanos.
Según un estudio de Experian, el 84% de las organizaciones afirman que la inexactitud de los datos repercute directamente en sus resultados.
Automatizar los procesos de introducción de datos en todos los sistemas reduce el tiempo invertido en las tareas de introducción de datos y reduce el riesgo de error humano.
Esto garantiza un intercambio de datos preciso y fiable, y permite que el personal se centre en otras tareas críticas.
La interoperabilidad mejora la comunicación entre los responsables de mantenimiento y sus equipos. Según un estudio de McKinsey, la mejora de la comunicación y la colaboración a través de la tecnología aumenta la productividad de los trabajadores entre un 20 y un 25%.
Los sistemas de mantenimiento interoperables permiten a los equipos compartir actualizaciones, datos e información entre departamentos, lo que facilita el seguimiento del progreso de las tareas y garantiza que todos están en consonancia.
Por ejemplo, los trabajadores de mantenimiento pueden transmitir rápidamente información sobre el estado de los activos a sus responsables o a otros departamentos. Los gestores pueden seguir en tiempo real los programas de mantenimiento y la finalización de las tareas, lo que les permite asignar los recursos de forma más eficiente.
Este flujo eficiente de información fomenta un entorno de mantenimiento colaborativo y reduce los errores de comunicación.
Si tienes varios sistemas de software para gestionar edificios, activos y equipos, es lógico que intercambien datos. De hecho, McKinsey ha demostrado que las organizaciones que interconectan sus sistemas superan a las que no lo hacen.
Además, la interoperabilidad proporciona una visión unificada de las operaciones. Los gestores de mantenimiento pueden tener una visión global de todas las actividades, recursos y tareas desde una única plataforma.
Con todos los datos a su alcance, los responsables de mantenimiento pueden monitorizar y analizar el rendimiento, identificar los obstáculos y resolver los problemas.
Ejemplos de interoperabilidad en mantenimiento
Existen numerosos ejemplos de comunicación multiplataforma entre distintos sistemas, y la configuración exacta depende de tu pila de software.
Al permitir que los sistemas trabajen juntos, la interoperabilidad mejora la eficiencia, reduce el potencial de error humano y garantiza un flujo de datos fluido entre varias plataformas.
A continuación, se presentan tres ejemplos clave que demuestran el potencial de la interoperabilidad en la gestión del mantenimiento.
ERP – SAP
Interoperar el software de gestión del mantenimiento con el ERP SAP permite a las empresas emitir facturas automáticamente cuando compran o venden servicios y materiales. Conectar la gestión del mantenimiento con los ERP permite automatizar los sistemas de gestión de inventarios, garantizando que los niveles de existencias sean siempre precisos y estén actualizados.
Contabilidad – Xero
Integrar con Xero permite la creación automática de facturas en Xero cada vez que se procesa una venta a través de tu software de gestión de mantenimiento. Esto simplifica los procedimientos contables y garantiza que los registros financieros se actualizan en tiempo real, eliminando la posibilidad de errores debido a la introducción manual de datos.
Específico del sector – Opera
En cuanto a la gestión hotelera, la integración de tu software de mantenimiento con Opera puede agilizar las operaciones de limpieza con registros automáticos de entrada y salida y sincronización del estado de las habitaciones en tiempo real. Esto permite al personal de mantenimiento actuar con rapidez ante cualquier problema, aumentando la productividad general.