min de leitura
Índice
Módulo III - Gerenciamento de controle e comunicação
Como ter sucesso na gestão de equipes
Junte os melhores jogadores do mundo e ainda assim poderá perder a Copa do Mundo. O talento por si só não forma uma equipe! Os técnicos inteligentes sabem disso, e é por isso que muitas vezes fazem mais com menos. Da mesma forma, se você é um gerente ou supervisor, o gerenciamento de equipes é uma parte importante do seu trabalho.
Os gerentes de instalações e de manutenção frequentemente reclamam que seus departamentos têm falta de pessoal e de recursos financeiros. Há dois fatores principais para esse cenário. Primeiro, a manutenção ainda é vista como um “mal necessário”, em vez de uma área estratégica. Em segundo lugar, mesmo quando a manutenção é valorizada, eles têm de lidar com a falta de técnicos de manutenção.
De qualquer forma, o gerenciamento de equipes é um antídoto importante. Se a alta administração não valoriza a manutenção, não se pode correr o risco de piorar a situação com uma gestão de equipe que não seja eficiente. Se você simplesmente não consegue contratar novos talentos, então a gestão de equipes é o limão que você precisa para fazer uma limonada. Além disso – ponto de bônus – ela faz parte do gerenciamento de talentos e é uma ótima maneira de reduzir a rotatividade de técnicos.
Seis condições para melhorar a eficiência da sua equipe
Junte os melhores jogadores do mundo e ainda assim poderá perder a Copa do Mundo. O talento por si só não forma uma equipe! Os técnicos inteligentes sabem disso, e é por isso que muitas vezes fazem mais com menos. Da mesma forma, se você é um gerente ou supervisor, o gerenciamento de equipes é uma parte importante do seu trabalho.
Os gerentes de instalações e de manutenção frequentemente reclamam que seus departamentos têm falta de pessoal e de recursos financeiros. Há dois fatores principais para esse cenário. Primeiro, a manutenção ainda é vista como um “mal necessário”, em vez de uma área estratégica. Em segundo lugar, mesmo quando a manutenção é valorizada, eles têm de lidar com a falta de técnicos de manutenção.
De qualquer forma, o gerenciamento de equipes é um antídoto importante. Se a alta administração não valoriza a manutenção, não se pode correr o risco de piorar a situação com uma gestão de equipe que não seja eficiente. Se você simplesmente não consegue contratar novos talentos, então a gestão de equipes é o limão que você precisa para fazer uma limonada. Além disso – ponto de bônus – ela faz parte do gerenciamento de talentos e é uma ótima maneira de reduzir a rotatividade de técnicos.
Equipe real
Uma equipe é real se o grupo for delimitado, interdependente e estável. Isso significa que ter uma liderança clara, um quadro de associados estável e membros que contam uns com os outros para atingir suas metas são fatores que impulsionam a eficácia.
Direção convincente
Onde você quer chegar? Qual deve ser a primeira coisa que vem à mente quando seus clientes pensam em você? Cada membro da equipe precisa incorporar isso. Você é um player de baixo custo, uma opção confiável ou um pioneiro no uso de tecnologias de ponta? E eles também precisam saber disso por si mesmos, para ter uma noção do que estão fazendo e sentir a autorrealização quando os alcançarem.
Não torne as coisas fáceis demais. Sua orientação deve ser clara e, ao mesmo tempo, desafiadora. Ela também deve ser coerente, ou seja, deve afetar sua organização, seus clientes e a vida de cada parte interessada.
Pessoas certas
Não é preciso dizer que todos os membros da equipe precisam ter habilidades técnicas para executar os chamados de manutenção. Mas eles também precisam ter a capacidade de trabalhar em equipe e espírito de equipe.
Uma vez que “o essencial” esteja definido – uma equipe real composta pelas pessoas certas indo na mesma direção – é hora de cobrir suas bases nas próximas três condições. Elas são chamadas de “3 facilitadores” porque capacitam a sua equipe a fazer o seu trabalho.
Estrutura sólida
Assim como uma família, uma equipe precisa de estrutura. Caso contrário, como você evita que cada membro siga seu próprio caminho? Estabelecer normas de conduta ou diretrizes operacionais, bem como manter-se “na mesma página” (em vez de atribuir tarefas que deveriam ser realizadas por outro departamento, por exemplo) proporciona uma melhor estrutura de trabalho. Se tiver uma equipe grande, estruture diferentes grupos de trabalho.
Contextos de apoio
Um contexto de apoio também permite que a sua equipe faça o melhor trabalho possível. No contexto de gestão de instalações, como veremos mais adiante, é importante estabelecer as informações de que eles precisam, fornecer treinamento contínuo, materiais e as ferramentas certas para realizar suas tarefas (como um IMMP, por exemplo!). Além disso, os membros da equipe devem sentir que alguém os apoia e permanece solidário mesmo nos piores cenários.
Treinador especializado disponível
Pode ser alguém de dentro ou de fora da equipe. A opinião de um especialista permite melhorias ao longo do tempo e pode aconselhar sobre a melhor maneira de usar os recursos disponíveis.
Da eficácia à eficiência na gestão de manutenção e de instalações
Essas seis condições são válidas para todos os setores. Entretanto, a eficácia é "apenas" o cumprimento de uma meta. Os gerentes de instalações e de manutenção precisam atingi-lo com o mínimo de desperdício de tempo e dinheiro. Isso é eficiência. Adaptando a estrutura das 6 condições, acreditamos que estas são as melhores práticas para o gerenciamento eficiente de equipes no gerenciamento e na manutenção de instalações:
Fair play
Uma equipe de verdade tem um objetivo compartilhado, portanto, os membros da equipe devem ajudar uns aos outros. Entretanto, em vez de incentivar a colaboração, alguns gerentes incitam a competição. Embora a competição entre os funcionários possa, às vezes, levar a um melhor desempenho, ela também pode se tornar tóxica. Os funcionários podem ficar ansiosos e, às vezes, recorrer a práticas antiéticas para atingir suas cotas.
Mais uma vez, gostaríamos de usar um conceito comum nos esportes – fair play, ou jogo limpo. Mesmo que você tenha várias equipes em campo e compare seus desempenhos com os KPIs, nada é mais importante do que fazer com que seu “propósito convincente” se torne realidade. Em uma pandemia, ferramentas de colaboração e até mesmo encontros virtuais com outros técnicos, chamadas, webinars ou sessões de micro aprendizagem podem estimular um vínculo comum e a cooperação.
Transparência
A transparência é sempre uma boa política. Já compartilhamos como você pode aumentar a transparência com seus clientes para conscientizá-los do impacto positivo que você tem nos negócios deles. Agora é hora de se olhar no espelho e aumentar a transparência também em casa. Como os membros da equipe podem trabalhar se você os deixa no escuro, sem explicar a visão mais ampla do projeto?
A gestão de instalações trabalha em prol de objetivos mais amplos, portanto, seja absolutamente claro sobre o que a gerência está buscando da sua equipe. Seja direto com relação a prazos, fluxos de trabalho e cumprimento do orçamento. Além disso, como a sua “direção convincente” deve ser coerente, nós o incentivamos a compartilhar indicadores relevantes. A transparência gera propriedade e entusiasmo.
Gerentes: mais de 50% do gerenciamento de instalações é terceirizado. Se você estiver terceirizando o trabalho para fornecedores de FM, certifique-se de ser transparente com eles. As empresas terceirizadas e os freelancers não são leitores de mentes, portanto, você precisa oferecer-lhes uma direção. Quando eles compartilham o seu objetivo, passam a fazer parte da equipe tanto quanto qualquer outra pessoa.
Autonomia
Garantir que todos os técnicos tenham boas habilidades técnicas é um dos “elementos essenciais” que discutimos anteriormente. Isso significa que eles estão preparados para fazer seu trabalho e não precisam de supervisão constante. Na verdade, isso pode deixá-los desconfortáveis e prejudicar a autonomia que você deveria estar tentando criar. E o microgerenciamento também não o ajudará.
A autonomia deixa os funcionários mais felizes e mais satisfeitos com seus empregos, o que aumenta o engajamento e a produtividade. Ter um supervisor que possa ajudar ou aconselhar é útil, mas você pode fazer isso de longe. A tecnologia móvel permite uma comunicação clara onde quer que seus técnicos estejam, e o rastreamento em tempo real acalmará o microgerente que existe em você.
Organização
O fornecimento de uma estrutura sólida implica organização. A gestão de manutenção não é uma linha de montagem, portanto, a principal questão aqui é informar aos técnicos o que aconteceu antes de eles chegarem. Chamados de manutenção completos e bem preparados são um ótimo começo, mas você pode economizar ainda mais tempo com um sistema de gerenciamento de manutenção que armazena todos os dados, normas de segurança e documentos relacionados a cada ativo.
Vale a pena observar, no entanto, que a organização tem dois sentidos. Os gerentes também precisam saber o que está acontecendo no campo. Quais chamados permanecem abertos, quem está mais próximo de um cliente quando uma nova falha é relatada, ETAs, etc. Usar o mesmo software para transmitir o que está acontecendo no campo é uma solução inteligente para manter todos em sincronia e organizar os chamados de manutenção de forma eficaz.
Apoio
As equipes prosperam em um contexto de apoio. Na gestão de instalações e de manutenção, isso está relacionado à organização de que já falamos. Não é possível enviar técnicos para o mundo sem oferecer segurança, ferramentas adequadas e algum tipo de suporte remoto. Caso contrário, eles podem se esquecer que fazem parte de uma equipe e começar a improvisar quando algo inesperado acontecer.
Além desse aspecto técnico, um contexto de apoio também deve levar em consideração o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Seus técnicos fazem pausas suficientes? Eles sentem que estão fazendo muitos turnos de trabalho seguidos? Eles estão satisfeitos com o tipo de trabalho que estão fazendo ou gostariam de mudar de equipe? Para reter os melhores talentos e motivar os técnicos, não ignore essas perguntas.
Feedback
Com muita frequência, a alta gerência só recorre à manutenção quando algo falha. Portanto, cabe a você, o gerente da instalação ou da manutenção, compensar isso. Todos gostam de reconhecimento, e você pode recompensá-los se estiverem no caminho certo. Se estiver usando um software inteligente, você poderá acompanhar o desempenho de cada técnico e dar um feedback ainda mais incisivo.
No entanto, não devemos nos esquecer de que todos cometem erros. Às vezes, você pode não atingir seus KPIs. O feedback negativo também é necessário para o aprimoramento, mas é preciso lidar com ele com cuidado para o bem do gerenciamento da equipe. Nunca ofenda ninguém e se esforce para compensar o negativo com algo positivo. Comece com um elogio, passe para o feedback negativo e encerre com uma nota alta novamente.
A lição
O gerenciamento de equipes é um pilar para maior eficiência, melhor supervisão e comunicação clara. Sem dúvida, os gerentes de instalações e manutenção não têm uma vida fácil. Eles precisam lidar com equipes complexas espalhadas por diferentes ativos, reagir rapidamente quando ocorre uma falha e garantir que alguém esteja sempre de plantão. É um desafio, mas não é impossível.
Se você oferecer essas 6 condições de eficácia – com a tecnologia certa ao seu lado –, temos certeza de que verá uma melhora. Além disso, seus técnicos ficarão mais felizes no trabalho, o que ajuda no gerenciamento e na retenção de talentos. Todos saem ganhando: você, sua equipe e, é claro, seus clientes.