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Módulo II - Produtividade
50 maneiras de aumentar a eficiência em suas instalações
Como diz a música, “the times, they are a-changin'” (os tempos estão mudando). A manutenção costumava ser um incômodo com altos custos de mão de obra. Mas então veio a década de 1990 e, de repente, ela se tornou uma questão técnica que contribuiu para a competitividade das empresas. Agora, na esteira da Quarta Revolução Industrial, não se trata apenas de uma questão técnica, mas também de uma questão estratégica.
A manutenção estratégica, por definição, deve estar alinhada com a visão da empresa. Ela muda de acordo com os principais objetivos, concentra-se na condição dos edifícios e faz o melhor uso dos recursos disponíveis para proporcionar uma experiência satisfatória ao cliente. Isso significa que a manutenção não é mais um departamento isolado que realiza seu próprio trabalho.
Esse peso adicional no gerenciamento da manutenção faz com que a eficiência se torne a palavra de ordem. E o que isso implica? A eficiência é definida como “a quantidade de esforço necessária para entregar o que é exigido”. A eficiência da manutenção, portanto, é a capacidade de fazer o mínimo esforço para obter o máximo impacto sobre os objetivos mais amplos da empresa.
Todo gerente provavelmente já ouviu falar que pode combater esse incêndio com inteligência, integrações e gerenciamento de equipes. Mas isso ainda parece muito complicado, por isso decidimos dividi-lo em três frentes – eficiência operacional, eficiência de ativos e eficiência energética – e compilar 50 maneiras práticas de aumentar a eficiência.
Manutenção preventiva eficaz
A manutenção preventiva (ou manutenção preditiva, se a tecnologia certa estiver disponível) deve ocupar a maior parte de seu tempo. A manutenção reativa não deve corresponder a mais do que 10% de suas horas de manutenção.
Se sua conformidade cair de 90%, você terá muito o que recuperar. Para evitar um enorme acúmulo, combine as tarefas planejadas com os conjuntos de habilidades dos técnicos e otimize o inventário (falaremos mais sobre isso em um minuto) para garantir que as coisas funcionem no prazo.
Os gerentes precisam superar restrições de tempo, recursos humanos e orçamento todos os dias, o que faz com que “priorizar, priorizar e priorizar” seja um lema adequado. Use uma matriz de criticidade e aproveite os objetivos da empresa para decidir em quais ativos você deve se concentrar.
Depois de definir um punhado de ativos por edifício ou cliente, concentre-se em modos de falha específicos. Essa tática melhora a detecção precoce de falhas comuns, e os reparos podem ser feitos antes que afetem a operação.
A manutenção preventiva é um avanço em relação à manutenção reativa, mas não é a obra-prima da eficiência. De acordo com a Reliable Plant, cerca de 30% da manutenção preventiva é desnecessária (manutenção excessiva) e deve ser evitada com o monitoramento de condições.
Se estiver implantando técnicas de monitoramento de condições ou PdM, não se perca nos dados. Com base nas metas da empresa, escolha os melhores candidatos para a PdM, mantenha a simplicidade com algumas métricas significativas e desenvolva algoritmos para prever falhas.
A TPM permite que todos os funcionários façam a manutenção de seus próprios equipamentos, dando ênfase à manutenção proativa e preventiva. O objetivo final da TPM é atingir 100% de confiabilidade – zero danos, zero tempo de inatividade e zero defeitos.
Centralize todos os seus chamados de manutenção em uma única plataforma para permitir o acompanhamento em tempo real, agendar e atribuir tarefas pendentes aos técnicos. Isso vai gerar registros de manutenção detalhados que podem ser usados para obter insights e melhorar os planos no futuro.
Gerenciamento de inventário
A etiquetagem de ativos identifica os ativos ao longo de sua vida útil. Ou, pelo menos, esse costumava ser o objetivo principal. Com as novas etiquetas NFC (ou até mesmo QR Codes), você pode usá-las para atualizar facilmente os registros de manutenção e acompanhar os chamados de manutenção e o inventário em tempo real.
Independentemente de usar etiquetas NFC ou não, mantenha seus chamados de manutenção e documentos em ordem. Registre o uso de peças no seu software e deduza automaticamente as quantidades das suas listas de estoque. Saiba exatamente como, quando e onde você está usando seu estoque.
Esperar por peças é uma perda de tempo, o que significa que é ineficiente. Para evitar esse problema específico, use seus registros de manutenção para estimar as demandas e antecipar as necessidades de estoque. Defina um alerta de quantidade mínima de estoque e planeje seus pedidos.
Prepare listas técnicas detalhadas (BOMs) e registre-as em seu software. Você descobrirá o que precisa manter em estoque e o que é compatível com o quê, o que melhora o inventário. Além disso, ter listas de materiais prontas para uso faz toda a diferença quando ocorre uma emergência.
Uma velha conhecida, mas uma boa. O inventário ocupa muito espaço, portanto, maximize o armazenamento vertical (adicione mais níveis ou prateleiras mais altas). Tente manter o inventário o mais próximo possível dos ativos para reduzir o movimento desnecessário.
Gerenciamento de equipes
Os gerentes de instalações têm uma equipe muito restrita, e é por isso que você não pode deixar passar nenhuma oportunidade de tornar as coisas mais eficientes. Uma plataforma inteligente de gestão de manutenção (IMMP) aplicará aprendizado de máquina e IA para automatizar fluxos de trabalho, criar e atribuir chamados de manutenção com o mínimo de esforço e sem papel.
Os funcionários de manutenção geralmente estão sob muita pressão, e lidar com toneladas de manutenção de emergência certamente não ajuda. Um planejamento cuidadoso diminui as situações estressantes, otimiza os turnos e promove um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
Gerenciar recursos humanos tem tudo a ver com comunicação. Tente o seguinte: (1) explique suas metas com clareza, (2) aumente a transparência, (3) aprenda a dar feedbacks – mesmo quando for negativo – e a receber feedbacks. A comunicação é uma via de mão dupla.
A falta de feedback pode ser desanimadora. Em vez disso, crie um sistema de recompensas para motivar as equipes e parabenizá-las quando o desempenho delas atingir os padrões de referência. Além disso, lembre-se de que os bônus de equipe estimulam o espírito de equipe, algo que o feedback individual não faz.
Se a sua equipe de campo estiver desconectada do back office, pode ser um problema. Como é possível gerenciar equipes sem atualizações em tempo real? Troque um software desatualizado por ferramentas mobile baseadas na nuvem que seus técnicos possam usar em qualquer lugar.
Eficiência operacional
Apesar de todo o progresso a partir da década de 1990, a manutenção ainda é muito reativa. De acordo com o estudo “Planning to fix: improving maintenance efficiency” (Planejando para consertar: melhorando a eficiência da manutenção), da McKinsey, a manutenção é frequentemente negligenciada em favor da produção. Isso compromete os planos de manutenção preventiva, que são executados e programados de forma aleatória. Passar de uma estratégia reativa não só requer mais planejamento, mas também exige uma mudança cultural.
Há três peças nesse quebra-cabeça. A primeira é o planejamento e a programação da manutenção preventiva. As duas peças restantes, estoque e pessoal, cumprem o plano. O estoque de materiais e peças em um sistema “just-in-time” evita reparos demorados. E o gerenciamento de equipes, especialmente quando se lida com várias equipes de campo, é a base de toda a operação.
Resolução de falhas
Para implementar o TPM, incentive a autonomia e a proatividade. Mesmo quando se trata de pequenas coisas! A tecnologia também ajuda nesse aspecto, pois os técnicos podem fazer solicitações e evitar o excesso de burocracia para resolver problemas simples.
Olhe, ouça, sinta e cheire seu equipamento – você descobrirá que ele é mais expressivo do que imagina. Motores sobrecarregados, lubrificantes contaminados e condensados excessivamente, por exemplo, dão muitos sinais antes de causar uma pane.
Seus clientes perceberão falhas quando seus técnicos não estiverem por perto. Permita que eles relatem as falhas diretamente no software para eliminar gargalos no processo e acionar um chamado de manutenção. Junte isso à automação do fluxo de trabalho e sua equipe será rápida como um raio.
Depois de apagar o incêndio, aplique técnicas de análise de causa-raiz (por exemplo, 5 Porquês, Análise de Árvore de Falhas, Análise de Modos de Falha e Efeitos) para entender o que provocou a falha. Isso permite que você aborde a causa real e evite que ela ocorra novamente.
As falhas são mais comuns quando os ativos são novos ou muito antigos. Nesse último caso, talvez seja melhor consertar do que substituir. Se você puder prever a vida útil de cada ativo e prever como ele se comportará ao longo de seu ciclo de vida com a IA, tomará decisões mais sábias.
Conformidade
Implemente diretrizes para manutenção preventiva e procedimentos padrão para manutenção reativa. Os chamados de manutenção devem ser abrangentes, organizadas e propor cronogramas realistas. Use guias visuais para evitar acidentes e melhorar a conformidade com a segurança.
As listas de verificação de auditoria avaliam sua conformidade com os requisitos. Use as listas de verificação de auditoria da ISO 9001 para garantir que você esteja cumprindo os padrões de qualidade, por exemplo. As listas de verificação também são úteis para preparar a organização para novas certificações, como a ISO 50001.
As empresas que terceirizam o gerenciamento da manutenção esperam eficiência. Use um SLA para alinhar as metas, estabelecer o que medir e delinear os termos do serviço. Em seguida, exporte os dados de seu software e gere relatórios periódicos que mostrem a conformidade com o SLA.
Não guarde tudo em sua cabeça! Defina SLAs em sua plataforma de manutenção, receba notificações oportunas e nunca mais perca um prazo.
KPIs
Peter Drucker disse a famosa frase: “você não pode gerenciar o que não pode medir”. No entanto, se você medir coisas demais, é provável que seja igualmente incontrolável. Escolha apenas os KPIs certos para cada cliente e acompanhe-os ao longo do tempo.
Já mencionamos o estabelecimento de SLAs com os clientes. O cumprimento do cronograma mostra que os gerentes podem realizar o trabalho no prazo e é um dos KPIs de atendimento ao cliente mais relevantes que você deve compartilhar com seus clientes.
Outro KPI que os gerentes vão querer conhecer é o backlog. Converta cada tarefa do backlog em horas e, em seguida, o total em semanas. Um backlog de manutenção saudável é de duas a quatro semanas.
O MTBF é um dos KPIs que você pode empregar para avaliar a qualidade do reparo. Por outro lado, se os reparos forem de alto nível e os ativos continuarem falhando, é hora de fazer uma referência cruzada com outros indicadores e decidir se deve reparar ou substituir.
Outro KPI clássico para medir a qualidade de seus serviços. Um tempo curto para reparo significa que você está reagindo rapidamente, tem os procedimentos corretos em vigor e está mantendo o equipamento disponível. Se o MTTR não melhorar com o tempo, revise seu protocolo de resolução de falhas.
O OEE representa a quantidade de tempo em que uma linha de produção é realmente produtiva. Uma pontuação de 100% significaria 100% de disponibilidade, 100% de desempenho e 100% de qualidade. Um OEE de 85% já é considerado de classe mundial. Se você estiver entre 60% e 85%, há espaço para melhorias. Qualquer valor abaixo de 60% é motivo de preocupação.
Eles têm a mesma aparência, soam iguais, mas não são iguais. Enquanto o OEE leva em conta apenas o tempo em que o ativo foi programado para trabalhar, o OOE compila tudo – até mesmo o tempo não programado – e é por isso que ele mede a eficácia de toda a operação.
O TEEP considera todo o tempo disponível (24 horas por dia, 7 dias por semana), por isso é um ótimo indicador da escalabilidade do negócio em sua forma atual.
Eficiência dos ativos
Quando uma empresa confia seus ativos a você, ela está entregando alguns de seus recursos mais preciosos. Afinal, não há uma única empresa no mundo que possa proporcionar uma boa experiência ao cliente se seus equipamentos continuam falhando. Mas, assim como as pessoas, os ativos não são todos iguais; eles têm necessidades diferentes e precisam ser ouvidos. Portanto, a questão é: como você pode assumir a tarefa e se tornar um “sussurrador de ativos”?
A eficiência dos ativos é a capacidade de usar os ativos para gerar receita e realizar tarefas. Ela se baseia em três dimensões: disponibilidade, produção e desempenho. Disponibilidade significa tempo máximo de atividade, mesmo quando a manutenção preventiva falha e ocorrem panes. Em seguida, vêm a conformidade e os KPIs, que lhe dão uma ideia da frequência com que você está atendendo aos padrões e às expectativas.
Consumo de energia
Muitas empresas mantêm as luzes acesas à noite para fins de branding ou segurança. Mas será que isso é realmente necessário? Elas poderiam ser substituídas por sensores de movimento, por exemplo? Ou desligadas por completo? Considere cortar a iluminação noturna para economizar energia e eletricidade.
Outra maneira de economizar eletricidade é substituir as lâmpadas incandescentes antigas por LEDs. Os LEDs podem usar 75% menos energia e durar 25 vezes mais do que as lâmpadas comuns (o que também significa que sua equipe gastará muito menos tempo trocando lâmpadas).
A instalação de sensores é outra maneira de reduzir o consumo de água e eletricidade. Um estudo conduzido pela Agência Americana de Proteção Ambiental descobriu que os sensores de ocupação reduzem o desperdício de energia em 68% e aumentam a economia de energia em 60%.
Faça uma inspeção noturna a cada 6 meses para ver quais equipamentos estão ligados quando não deveriam estar. Verifique se o equipamento de aquecimento e resfriamento ainda está funcionando, se os aparelhos ainda estão conectados e se você pode programá-los para desligar após o expediente.
Filtros de ar sujos em condicionadores de ar reduzem a eficiência em 20 a 25%. Além disso, as bobinas de resfriamento ficam entupidas, o que significa que o ar-condicionado produz mais calor e perda de energia. Limpar os filtros a tempo é uma solução econômica para melhorar a eficiência do AVAC.
Esse é um ótimo exemplo de como a sua equipe pode ser proativa mesmo com as menores coisas. Janelas e portas mal vedadas permitem que o ar se infiltre no edifício, o que causa perda de energia. Melhore a vedação das janelas e ajuste as portas para economizar até 30% no uso de energia de AVAC.
Otimize as configurações do seu ar-condicionado para economizar até 20% de energia. Estude diferentes esquemas de preparação do aparelho, otimize a temperatura de descarga da água ou use controles avançados, como controles de entalpia externa.
Quando os custos de energia aumentam, a realização de uma auditoria energética é a melhor maneira de identificar oportunidades de melhoria e economia. No Reino Unido, as auditorias de energia são obrigatórias a cada quatro anos para grandes organizações, de acordo com o ESOS (Energy Saving Opportunities Scheme).
Monitoramento
Monitore quais medidores estão consumindo mais energia e seus horários de pico na sua plataforma de manutenção. Assim, é possível prever os custos, ajustar os sistemas de aquecimento e resfriamento, as luzes e os equipamentos de controle de acordo.
Antes de instalar novos equipamentos, meça os parâmetros operacionais (por exemplo, amperagem, tempo de execução, tempos de ciclo, temperatura). Avalie se há mais alguma coisa que você possa fazer por meio de O&M em vez de se lançar em uma revisão cara.
Quando seu equipamento não tem uma boa manutenção (por exemplo, há vazamentos, pressão inadequada) ou está desgastado, ele gastará ainda mais energia do que o necessário. Para máquinas que consomem muita energia, crie chamados de manutenção com base no uso ou na condição (e não no tempo).
Caso em questão: o desalinhamento entre peças mecânicas consome 15% mais eletricidade. Usando técnicas de monitoramento de condições, como a análise de vibração, você pode identificar esses pequenos problemas antes que eles devastem sua conta de eletricidade – e seu equipamento também.
Avalie e analise o consumo de energia ao longo do tempo e compare seu desempenho atual com os anteriores. Você também pode comparar edifícios com um perfil de energia semelhante – se não tiver nenhum em seu portfólio, use simulações modeladas para benchmarking.
Conecte os sensores de IoT à sua plataforma de manutenção para centralizar as informações e transformar os dados em insights práticos para uma manutenção proativa.
Otimização e modernização
Quando chegar a hora de substituir um ativo, não o substitua por algo semelhante. Em vez disso, aproveite a oportunidade para fazer uma atualização. Escolha um novo modelo que melhore a eficiência energética e a confiabilidade.
Os VSDs controlam a velocidade dos motores AC. Como eles podem ajustar a velocidade do ventilador de acordo com a temperatura do equipamento, são mais eficientes do que os sistemas AVAC de velocidade constante. Um estudo realizado na Itália concluiu que a economia anual foi de 38,9%.
Os isolamentos acústico e térmico não apenas melhoram o conforto, mas também ajudam a economizar energia. Faça o upgrade da estrutura do edifício para proporcionar um revestimento térmico melhor e reduzir os custos de serviços públicos. Além disso, isso exerce menos pressão sobre o sistema AVAC e prolonga sua vida útil.
Precisa de mais ideias para tornar os edifícios mais eficientes em termos de energia?
Como dissemos anteriormente, você deve usar edifícios com um perfil de energia semelhante para fazer benchmarking. Da mesma forma, sugerimos que você faça o mesmo antes de fazer um novo monitoramento ou reforma.
Aqui estão várias medidas de economia de energia propostas pela Comissão Europeia (com estudos de caso). Também recomendamos este estudo de caso sobre como um campus universitário em Cingapura se tornou mais eficiente em termos de energia por meio de estratégias de baixo custo ou sem custo e de reformas oportunas.
Eficiência dos edifícios
Ao prepararmos um futuro verde e neutro em carbono, há uma questão que precisamos abordar: a eficiência dos edifícios. De acordo com a ONU, os edifícios e as construções são responsáveis por 36% do uso global de energia. E, como se vê, os gerentes de instalações são responsáveis por 75% do uso de energia do edifício (em média).
De acordo com o “How to Guide” de 2011 da IFMA, 70% dos edifícios estão consumindo mais energia do que precisam. No Reino Unido, escolas e escritórios consomem de 60 a 70% mais eletricidade do que o previsto na fase de projeto do edifício. No entanto, os campi universitários levam a melhor, com demandas que podem ser 85% maiores do que o planejado. Portanto, há coisas muito reais e muito específicas que os gerentes de manutenção podem fazer para economizar eletricidade, combustíveis fósseis e o dinheiro de seus clientes.
Conclusão
Os gerentes de manutenção não devem passar mais tempo gerenciando fluxos de trabalho do que as instalações. E é exatamente isso que uma plataforma inteligente de gestão de manutenção evita. A inteligência diminui a quantidade de esforço necessário para alcançar o que é exigido. Ou, em outras palavras, aumenta a eficiência.
Tudo começa com a conectividade, que fornece dados sobre as operações diárias. Dados precisos ajudam os gerentes a entender como estão usando seus recursos e onde podem economizar algum dinheiro sem comprometer o conforto ou a confiabilidade.
São também esses dados que alimentam as ferramentas de automação e o aprendizado de máquina. Por sua vez, elas liberam os gerentes de tarefas demoradas e evitam erros humanos. É justo dizer que estamos entrando em uma era de confiabilidade alimentada digitalmente, apesar da crença generalizada de que a manutenção preditiva seria o futuro.
Como a McKinsey apontou em seu artigo de 2018 intitulado “Digitally enabled reliability: Além da manutenção preditiva”, as integrações e os insights de técnicas analíticas avançadas proporcionam maior controle e alinham as operações e a manutenção.
Pela primeira vez, e de forma realista, os sistemas podem rastrear 1) como os ativos e os edifícios são usados nas operações diárias e 2) quão confiáveis eles são a longo prazo. Finalmente, a manutenção pode responder diretamente às necessidades atuais dos usuários e, ao mesmo tempo, prever suas necessidades futuras.
Esta última se torna ainda mais precisa com a evolução da IA e do aprendizado de máquina. O software de manutenção inteligente rastreia fluxos de trabalho e tendências, modela dados relativos a modos de falha, destaca erros e identifica oportunidades de melhoria.
Com o tempo, as previsões da vida útil e da depreciação de um ativo se tornarão ainda mais precisas. Isso é o que realmente permite que os gerentes tomem decisões conscientes do futuro, aumentando a disponibilidade e a confiabilidade.
E chegamos ao nosso 50º e último conselho:
When someone outsources their maintenance work to you, they expect efficiency. Don’t make that promise harder on yourself than it has to be.
Você vai planejar melhor, resolver falhas mais rapidamente e apresentar soluções que continuarão a aumentar a eficiência repetidamente. É claro que pode ser uma curva de aprendizado para as equipes que ainda estão acostumadas com os métodos antigos. Mas, como diz a música, os tempos estão mudando. “Se vale a pena economizar seu tempo, então é melhor começar a nadar ou você vai afundar como uma pedra.”
Fontes
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