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Módulo II - Produtividade
7 indicadores de manutenção para uma gestão eficiente
Na manutenção, determinamos indicadores-chave de desempenho (mais conhecidos como KPIs) para medir o desempenho de uma determinada tarefa.
Eles podem medir qualquer coisa, desde o tempo de um período de parada (seja ela devido à manutenção programada ou não) até a evolução dos processos de produção.
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) de manutenção variam de acordo com a empresa, suas metas, estratégias e planos de ação. No entanto, há um conjunto de indicadores que é bem visto e usado com mais frequência.
Se você é um técnico ou um gerente de manutenção que ainda está decidindo quais são esses indicadores, use uma estrutura SMART: Specific (específico), Measurable (mensurável), Attainable (atingível), Realistic (realista) e Timely (oportuno).
Em outras palavras, sua estratégia deve ser:
- específica, o que significa que ela priorizará KPIs simples, mas eficazes, que podem evitar erros que você cometeu no passado;
- mensurável, para que você possa aplicar métodos quantitativos para confrontar as realizações com o plano;
- atingível, pois definir metas acima da capacidade da sua equipe é inútil;
- realista, levando em consideração as condições atuais e não apenas as desejáveis;
- oportunos, o que exige um prazo razoável.
Quais são os melhores KPIs de manutenção?
Embora os KPIs estejam intimamente relacionados ao nível de desempenho que você deseja atingir, não os considere como metas em si. Não se esqueça de que um indicador é apenas uma métrica, usada como um método quantitativo para determinar o desempenho de uma determinada atividade, ativo ou departamento de manutenção.
Além disso, os indicadores podem ser divididos em duas categorias: primeiro, aqueles que mostram o impacto do gerenciamento adequado da manutenção no desempenho geral dos negócios; e segundo, aqueles que dizem respeito à confiabilidade e à disponibilidade dos ativos. Assim, podemos destacar os seguintes KPIs para a gestão da manutenção: tempo de inatividade, backlog, MTBF, MTTR, OEE, PMP e cumprimento do cronograma.
Vamos agora analisar seus respectivos usos, benefícios e valores médios.
1. Tempo de inatividade
Esse indicador de manutenção rastreia, monitora e avalia a confiabilidade do ativo.
O tempo de inatividade rastreia o tempo total em que o equipamento ficou indisponível ou offline, o que significa que ocorreu um evento indesejado e que será necessário algum tipo de intervenção. Você pode usar esse KPI independentemente de já haver um plano de manutenção em vigor para esse ativo ou não. Ele também é uma variação da porcentagem de manutenção planejada, que abordaremos a seguir.
Sua meta para esse indicador-chave de desempenho deve ser de 10%. Isso significa que o ativo deve estar totalmente operacional (também chamado de “tempo de atividade”) em cerca de 90% do tempo para que a produção não seja interrompida. A falta de infraestrutura, monitoramento e planejamento geralmente é o que gera percentuais mais altos de tempo de inatividade.
Esse indicador pode ajudá-lo a estabelecer uma estratégia de manutenção preventiva com o objetivo de manter o tempo de inatividade abaixo da média, além de minimizar o efeito de paradas não planejadas. Lembre-se de que, quando um ativo não está funcionando, não há produção, o que, em última análise, leva a perdas.
2. Backlog de manutenção
O backlog é um indicador de tempo que significa “atrasos na manutenção”. Ele consiste no acúmulo de atividades pendentes e planejadas por técnico, independentemente de já estarem em andamento.
Em outras palavras, o backlog é o tempo necessário para executar um chamado de manutenção reativa, preventiva ou preditiva; controle de qualidade; melhorias ou qualquer outra atividade que promova o desempenho desejável do ativo. Para calcular essa métrica, é necessário levar em conta todo o fluxo de trabalho no planejamento e controle da manutenção.
O valor é igual à soma dos valores de homem-hora para chamados planejados, pendentes e concluídos, dividida pelo total de homens-hora disponíveis. Considere apenas o tempo produtivo de cada técnico, pois eles não estão executando chamados em 100% do tempo!
Como mede o tempo, o resultado deve ser apresentado em horas, dias, semanas ou meses, por exemplo.
O backlog padrão, medido em dias úteis, é de 2 semanas. Para empresas que trabalham 24 horas por dia, 7 dias por semana, é algo entre 3 e 4 semanas.
A vantagem desse indicador é avaliar a produtividade da equipe, bem como determinar as causas por trás deles (se estiverem acontecendo). A partir daí, recomendamos que você aplique estratégias para otimizar a produção.
3. MTBF – Tempo médio entre falhas
Outro indicador-chave de desempenho bem reconhecido é o MTBF, que mede a confiabilidade.
Ele leva em conta as falhas aleatórias (não planejadas), inclusive as decorrentes de falhas de software e defeitos de fabricação. As falhas que não colocam o ativo fora de serviço não são levadas em conta.
Como o resultado considera o tempo decorrido entre cada falha, ele também é medido em tempo (horas, dias, semanas ou meses). Quanto mais longo for o MTBF, mais confiável será o ativo, ao contrário do MTTR, que deve ser o mais baixo possível.
Para calcular o MTBF, você precisa subtrair o tempo total de parada do tempo total de trabalho e, em seguida, dividi-lo pelo número de paradas.
O tempo total de trabalho pode ser de 24 horas ou o período durante o qual o equipamento está operando. O tempo total de parada inclui todo o tempo perdido até que o equipamento volte a funcionar.
Nesse caso, a média global varia de acordo com o tipo de equipamento ou negócio. No entanto, ela deve ser a mais alta possível. Com o passar do tempo, compare-a com os resultados anteriores para ver se ela aumenta.
4. MTTR – Tempo médio para reparo
O MTTR, que significa “Mean Time to Repair” (ou Tempo médio para reparo, em português), é outro indicador-chave de desempenho de manutenção comum. Ele pode ser aplicado a um ativo, uma máquina, um único componente ou um sistema inteiro. O MTTR considera o tempo que sua equipe leva para intervir ou realizar a manutenção corretiva após a ocorrência de uma falha.
Ao contrário do MTBF, você deve buscar o menor MTBF possível. De certa forma, ele também funciona como um gatilho para a tomada de decisões que levam a lucros máximos e riscos mínimos.
Para calcular o MTTR, você precisará levar em consideração o tempo total gasto em reparos após cada falha durante um determinado período de tempo. Depois de obter a resposta, divida pelo número de falhas relatadas durante o mesmo período.
Dessa forma, você pode estimar o tempo (novamente, em horas, dias, semanas ou meses) em que um determinado ativo ficou inativo, bem como o que deve ser feito para evitar que isso ocorra novamente.
Assim como o MTBF, não há um padrão global que se adapte a todos os setores e a todos os tipos de equipamentos. No entanto, você deve trabalhar para reduzi-lo o máximo possível.
5. OEE – Eficácia geral do equipamento
O OEE é um dos KPIs mais importantes da manutenção. Ele mede a eficácia geral da empresa, o que te permite determinar se os processos que você implementou são eficientes ou não. Como regra padrão, busque um OEE de 77% ou mais.
Um dos muitos benefícios de calcular o OEE é descobrir com que frequência os ativos estão disponíveis para trabalhar. Você saberá o quão rápido é o processo de fabricação e, por último, mas não menos importante, quantos produtos (ou serviços) são fabricados (ou executados) sem nenhum tipo de falha.
A fórmula é bastante simples. Para calcular o OEE, multiplique a disponibilidade, o desempenho e a qualidade. Determinamos a disponibilidade de acordo com o tempo de inatividade e o tempo de atividade, conforme já abordamos. O desempenho é calculado pela comparação da produção atual com as projeções. Por fim, a qualidade vem da produção total menos a produção com defeitos em uma determinada amostra.
Embora a média global seja de 77%, as empresas de classe mundial situam-se entre 85% e 99%.
O OEE está intimamente relacionado a dois outros KPIS, o OOE e o TEEP. Siga este caminho para saber tudo sobre o OOE, o OEE e o TEEP.
6. PMP – Porcentagem de manutenção planejada
A porcentagem de manutenção planejada considera o tempo gasto em atividades planejadas (manutenção, reparos ou substituições) em um ativo. Esse KPI de manutenção está diretamente ligado ao Plano de Manutenção Preventiva da empresa.
Levamos em conta a eficácia, a conformidade e a forma como cada atividade foi realizada, bem como o tempo necessário para concluí-la. Em seguida, basta dividir o total de horas de manutenção planejada pelo total de horas de manutenção. Multiplique o resultado por 100 para obter a porcentagem.
Esse resultado mostra o nível de eficácia da empresa, bem como seu desempenho e sucesso em seu setor. Para corresponder aos valores medianos globais, o PMP deve estar em torno de 85% ou mais.
7. Conformidade com o cronograma/conformidade com a manutenção planejada
Esse KPI não poderia faltar em uma lista com os indicadores-chave de desempenho mais importantes em manutenção. Em resumo, ele analisa a conformidade com o plano que você estabeleceu.
Ou, melhor ainda, a eficácia e o comprometimento que os técnicos e gerentes demonstraram em suas tarefas planejadas. O cumprimento do cronograma como KPI de manutenção mede o desempenho de toda a equipe, desde os tomadores de decisão até as pessoas que cumprem o plano dia após dia.
Quantas atividades foram realizadas de acordo com as diretrizes estabelecidas? Em geral, os gerentes avaliam a data, o tempo que levou para concluir uma tarefa e a eficiência. A conformidade deve ser de 90% ou mais.
Usar esse indicador e garantir que ele esteja dentro da média (ou acima) significa que a produtividade é alta, com riscos mínimos de falhas e perdas.
Indicadores de manutenção para a tomada de decisões
Sem dúvidas, a maior vantagem de calcular e aplicar indicadores-chave de desempenho de manutenção é o conhecimento profundo e a percepção que você terá dos processos e atividades internos. Assim, você pode entender o que realmente está funcionando (ou não) e onde há espaço para melhorias.
Estabelecer, cumprir e medir suas metas por meio de KPIs de manutenção não é apenas garantir que a empresa seja produtiva, mas também desempenha um papel significativo na motivação e no crescimento da equipe.
O lucro permanecerá saudável e dentro das projeções, sem quedas ou perdas. A empresa também melhora sua reputação, pois a confiabilidade tende a aumentar com a redução dos riscos e do tempo de inatividade.
Por fim, você pode evitar reclamações dos clientes, o que impede que o atendimento ao cliente fique sobrecarregado.
