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Módulo II - Produtividade
Como evitar a manutenção reativa
Simplesmente, não é possível. A manutenção reativa é tão antiga quanto a própria manutenção e existirá enquanto a manutenção existir (provavelmente isto significa que irá existir para sempre, portanto, é como uma doença crônica com a qual você deve aprender a conviver). Mas isso não deve impedi-lo de tentar reduzir a manutenção reativa ao mínimo. A “corrida para a falha” não só acarreta altos custos, mas também traz muito, muito tempo de inatividade não planejada.
Você provavelmente já ouviu falar que deve buscar algo como “80% de manutenção preventiva, 20% de corretiva”, e esse é um bom começo. Entretanto, a manutenção centrada na confiabilidade estabelece metas mais ambiciosas. Ela prioriza a manutenção preditiva (45%-55% do total), seguida pela manutenção preventiva (25%-35%) e não mais do que 10% de reativa. Mas, você deve se perguntar: será que estes são números realistas?
Sim e não. Não, porque você não conseguirá atingir esses padrões de referência se continuar fazendo o que sempre fez. Loucura é tentar a mesma coisa duas vezes e esperar resultados diferentes, mesmo que – fato curioso – Einstein nunca tenha dito isso. E sim, porque você pode aprimorar sua estratégia de manutenção com IA, que é seu segundo cérebro, seu calendário e seu assistente pessoal, tudo em um só lugar.
Abordaremos algumas estratégias testadas e comprovadas para reduzir o tempo de inatividade e a manutenção reativa, e explicaremos como a tecnologia as complementa perfeitamente. Estamos confiantes de que, com o conjunto certo de ferramentas, você poderá melhorar e seguir as práticas recomendadas do setor.
O que causa a manutenção reativa?
Antes de iniciarmos essa tarefa, queríamos entender o que está provocando a manutenção reativa. Então, decidimos investigar as principais causas do tempo de inatividade não planejado. De acordo com um estudo de 2017 publicado pela Limble, os principais motivos para o tempo de inatividade não programado são:
O mesmo estudo aponta que os gerentes planejaram reduzir o tempo de inatividade com atualizações de equipamentos (61%), treinamento aprimorado (49%), novas estratégias preventivas (48%) e monitoramento ampliado (42%). Essas táticas parecem responder, uma a uma, às quatro primeiras causas que mencionamos acima.
Um estudo de 2020 da Plant Engineering, focado em manutenção industrial, apontou para um cenário semelhante. As principais causas de tempo de inatividade não programado foram:
Agora que sabemos o que causa o tempo de inatividade não planejado, podemos finalmente listar estratégias que não são uma “receita genérica” e que abordam desafios específicos. Recomendamos que você analise o que está provocando a manutenção reativa em suas próprias instalações para entender quais delas são mais valiosas para você
Como reduzir o tempo de inatividade, de 8 maneiras diferentes
“Enterre os mortos, alimente os vivos” é uma frase atribuída a um político português do século XVIII, o Marquês de Pombal, depois que um terremoto causou estragos na capital do país. É mais ou menos isso que você está fazendo agora com a manutenção reativa – quando ocorre uma falha, você está combatendo o fogo, tentando salvar o que puder. Não há tempo para pensar, apenas para agir. Mas quando as coisas se acalmam, como você pode garantir que isso nunca mais aconteça?
Para o Marquês, isso significou lançar uma pesquisa em todo o país três anos após o terremoto. Ele também supervisionou a reconstrução da área central de Lisboa e a tornou resistente a terremotos pela primeira vez. Agora, não vivemos mais no século 18, então é preciso agir um pouco mais rápido. Mas o princípio está correto. Após a ocorrência de uma falha, faça uma análise da causa raiz para entender o que a desencadeou. Caso contrário, você não conseguirá consertar o que está errado e evitar que aconteça novamente.
Como o envelhecimento dos equipamentos é o motivo de tantas paralisações não programadas, é importante estudar o ciclo de vida do ativo. O ciclo de vida de um ativo é a jornada completa desde o momento em que ele é comissionado até o seu descarte. Os novos ativos tendem a falhar muito – pense nisso como “dores de dentição” – mas a taxa de falhas tende a se estabilizar com o tempo. Quando ela aumenta novamente, é um sinal de que o ativo está chegando ao fim de sua vida útil, e você precisa decidir se deve fazer uma revisão ou substituí-lo.
No entanto, é mais fácil falar do que fazer. Muitos gerentes ainda têm dificuldades para chegar a um veredito, e isso se deve principalmente ao fato de não terem dados de qualidade suficientes. Quando há uma plataforma inteligente de gestão de manutenção, os gerentes podem integrar vários ativos e coletar dados, o que, por sua vez, permite validar uma hipótese. Acreditamos que o gerenciamento da vida útil dos ativos é uma peça importante do quebra-cabeça da manutenção centrada na confiabilidade.
Há um antigo provérbio chinês que diz que “um pequeno buraco não consertado a tempo se tornará um grande buraco muito mais difícil de consertar”. E se isso não é um bom conselho, não sabemos o que é. A manutenção preventiva no momento certo pode evitar problemas sérios mais tarde. Então, por que os gerentes continuam mencionando a “falta de manutenção” como motivo para o tempo de inatividade não programado?
Sabemos que não é apenas uma questão de tempo, pois esse é, na verdade, um motivo diferente. Portanto, o mais provável é que seja falta de planejamento. É aí que entra a IA. Com uma Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção (IMMP) você pode automatizar fluxos de trabalho (técnicos, listas de materiais, fornecedores) e receber alertas se houver um plano faltando para um determinado ativo. Isso não apenas economizará seu tempo, mas também vai ajudar a identificar ativos sem um plano de manutenção preventiva anexado.
Já que estamos falando em otimizar a manutenção com software, não se esqueça de fornecer as ferramentas adequadas à sua equipe. O erro do operador é uma das principais causas de tempo de inatividade não planejado. Por isso, você precisa resolver esse problema. É importante ter chamados de manutenção claros, bem como manuais, documentos e regulamentos à mão.
O uso de um software de gerenciamento de manutenção pode ser uma solução adequada, pois ele pode reunir todas as informações em uma única plataforma e permitir que todos tenham acesso a elas. Na Infraspeak, gostamos de dar um passo além com o nosso aplicativo Gatekeeper, que aumenta a conscientização dos usuários sobre os riscos e promove a conformidade. Boa manutenção e segurança sempre andam juntas.
Essa está longe de ser a única estratégia a que você pode recorrer quando se trata de erros do operador. A maioria dos gerentes concorda que é importante educar a equipe e, às vezes, não é preciso ir muito longe para encontrar uma solução. Você pode unir forças com técnicos qualificados para oferecer orientação extra ou treinamento vocacional.
Pode ser uma boa ideia oferecer esse treinamento extra por meio de sessões de micro aprendizagem. Em vez de dar aulas por horas a fio, concentre-se em uma coisa de cada vez. De acordo com o Journal of Applied Psychology, isso é 17% mais eficiente do que cursos mais longos, entre outras vantagens. Talvez você também queira gravar essas sessões de micro aprendizagem para uso futuro ou para assistir novamente.
Por falar em treinamento da equipe, você pode evitar a manutenção reativa aumentando a conscientização sobre a manutenção. Todas as pessoas que trabalham na empresa, mesmo as que não são da área de manutenção, devem ser capazes de identificar problemas de funcionamento e relatá-los. Por exemplo, toda a equipe deve ser capaz de reconhecer que um ruído incomum durante a operação de uma máquina pode indicar uma possível falha.
A prática de fazer com que todos participem da manutenção é conhecida como Manutenção Produtiva Total (TPM). Se todas as equipes também aprendem a consertar problemas pequenos e frequentes, isso é manutenção autônoma. De qualquer forma, o simples ato de instruir sua equipe a relatar problemas relevantes pode ser suficiente para resolvê-los antes de uma pane.
Boa parte dos gerentes acha que o tempo não está do seu lado. Se você acha que a “falta de tempo” é a razão por trás do tempo de inatividade não programado em suas instalações, a palavra-chave é “priorizar”. Quando os supervisores (ou os próprios gerentes, se for uma equipe menor) estiverem programando o trabalho para a semana, eles devem considerar os dados do chamado de manutenção, ou seja, o número médio de horas para concluir uma tarefa. Em seguida, priorizar de acordo com a criticidade e a condição, considerando os recursos disponíveis.
No entanto, as coisas nem sempre saem conforme o planejado. O cronograma deve ser atualizado diariamente para levar em conta os trabalhos inacabados e as peças de equipamento que precisam de intervenções. Como você sabe que isso vai acontecer, deixe algum espaço para a manutenção reativa quando estiver planejando. Dessa forma, você não ficará para trás em seu plano de manutenção preventiva, o que só trará mais trabalho reativo no futuro.
A lei de Pareto e o princípio 80/20
De acordo com a lei de Pareto, 80% dos benefícios vêm de 20% do trabalho. Se você inverter isso e considerar a manutenção reativa como “o benefício”, isso significa que 20% das falhas de seus equipamentos são responsáveis por 80% das paradas. Ou, em outras palavras, que 20% do seu maquinário é responsável por 80% do tempo de inatividade.
Lembre-se de que essa é apenas uma regra geral. Sua proporção pode mudar, e pode ser até menor que 20%. Somente os dados dirão isso! A ideia é que uma parte relativamente pequena de seus ativos é responsável pela maioria das falhas, e você deve priorizar seus planos preventivos ou baseados em condições.
*Treinamento recebido pela equipe de manutenção
Quando a falha acontece: como você pode reduzir o MTTR?
Nada é 100% infalível. As falhas vão acontecer e, quando isso acontecer, é bom ter um plano. Decidimos incluir algumas dicas bônus para reduzir o tempo médio de reparo (MTTR) e garantir que você não gaste seu precioso tempo realizando manutenção reativa.
Relatórios mais rápidos
Há uma razão pela qual isso é chamado de "run-to-failure". Quanto mais rápido você reagir, melhor. Mas isso só pode acontecer se você tornar os relatórios mais ágeis. O Infraspeak Direct, por exemplo, permite que os membros da equipe e os clientes relatem falhas. Por sua vez, você pode atribuí-las ao técnico adequado mais próximo.
Automatiza as atribuições de técnicos
As falhas devem ser atribuídas automaticamente ao técnico mais adequado sem muito trabalho administrativo. Por exemplo, quando uma falha acontece em um circuito elétrico, ela deve ser atribuída automaticamente e sem problemas a um de seus eletricistas. Se for no sistema de água, deve ser atribuída a um encanador, e assim por diante. A IA pode automatizar os fluxos de trabalho, e você só precisa validar a sugestão.
Planeje para o fracasso
Benjamin Franklin disse que "se você não planeja, está planejando falhar!". Nós concordamos. E, se você for um gerente ou empresário, verá variações dessa citação de vez em quando. Há apenas uma coisa que as pessoas deixam de mencionar: planejar o fracasso. Os gerentes de manutenção bem-sucedidos não planejam apenas para o sucesso, porque não têm a audácia de pensar que as falhas não acontecerão novamente. Se quiser reduzir seu MTTR, você deve criar planos robustos de gerenciamento de incidentes. Defina quem é responsável pelo quê, tenha contatos de emergência prontos e crie um plano de contingência que garanta a segurança de todos nesse meio tempo. Falhas e panes não são o momento certo para improvisação, pelo menos se você quiser resolvê-las rapidamente.
Peças intercambiáveis
Como os reparos exigem um grande estoque, como você pode otimizá-lo? Simples. Escolha equipamentos com peças intercambiáveis (mesmo que sejam apenas lubrificantes, bicos, válvulas etc.). Dessa forma, é mais fácil garantir que você tenha o que precisa para reparos frequentes sem ter um estoque interminável. Na verdade, apostamos que você já tem equipamentos que são compatíveis com outros. Recomendamos o uso de listas de materiais (BoMs) de engenharia para encontrar rapidamente peças intercambiáveis. Depois de fazer isso, você poderá identificar itens que estavam sendo fabricados em duplicidade, o que significa que todos saem ganhando.
Melhore a acessibilidade
Você se lembra de quando decidiu guardar algo em um depósito e acabou passando uma tarde inteira procurando por ele quando precisou? A mesma coisa pode acontecer com seu equipamento. Certifique-se de que os equipamentos e as ferramentas estejam acessíveis para reparos imediatos e leve em conta a logística.