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Módulo II - Produtividade
50 formas de melhorar a eficiência das suas instalações
Como diz a canção de Bob Dylan, “os tempos estão a mudar”. A manutenção costumava ser um incómodo com elevado custo de mão de obra. Mas depois veio a década de 90 e, de repente, tornou-se uma questão técnica que tornou as empresas mais competitivas. Agora, na sequência da 4ª Revolução Industrial, não se trata apenas de uma questão técnica — é também uma questão estratégica.
A manutenção estratégica deve estar alinhada, por definição, com a visão da empresa. Move-se de acordo com os seus principais objetivos, centra-se no estado dos edifícios e utiliza da melhor forma os recursos disponíveis para proporcionar uma experiência satisfatória ao cliente. Isto significa que a manutenção já não é um departamento isolado, que gere sozinha o seu próprio ‘quintal’.
Esta importância acrescida da gestão da manutenção faz da eficiência a palavra de ordem. E o que é que isso implica? A eficiência é definida como “a quantidade de esforço necessário para realizar o que é exigido”. A eficiência da manutenção é, portanto, a capacidade de fazer o menor esforço possível para obter o máximo impacto positivo nos objetivos mais amplos da empresa.
Provavelmente, todos os gestores já ouviram dizer que podem combater este ‘fogo’ com inteligência, integrações e gestão de equipas. Ainda assim, parece ser muita coisa para assimilar, por isso decidimos dividi-lo em três frentes — eficiência operacional, eficiência de ativos e eficiência energética —, e compilar 50 formas práticas de impulsionar a eficiência.
Manutenção preventiva eficiente
A manutenção preventiva (ou manutenção preditiva, se a tecnologia adequada estiver disponível) deve ocupar a maior parte do seu tempo. A manutenção reativa não deve representar mais de 10% das suas horas de manutenção.
Se a sua conformidade descer dos 90%, terá muito que fazer. Para evitar um enorme atraso, faça corresponder as tarefas planeadas às competências dos seus técnicos e otimize o seu inventário (voltaremos a isto mais à frente), para garantir que tudo se raliza a tempo.
Os gestores têm de ultrapassar, diariamente, constrangimentos de tempo, de recursos humanos e de orçamento, o que faz com que “estabelecer prioridades, estabelecer prioridades, e estabelecer prioridades” seja um lema bastante adequado. Utilize uma matriz de criticidade e tire partido dos objetivos da empresa para decidir em que ativos se deve concentrar.
Depois de se concentrar num determinado conjunto de ativos por edifício ou cliente, foque-se em modos de falha específicos. Esta tática melhora a deteção precoce de avarias comuns e as reparações podem ser feitas antes de afetarem o funcionamento do equipamento ou das instalações.
A manutenção preventiva é um passo à frente da manutenção reativa, mas não é a ‘obra-prima’ da eficiência. De acordo com a Reliable Plant, cerca de 30% da manutenção preventiva é desnecessária (excessiva) e deve ser evitada com a monitorização da condição dos equipamentos.
Se estiver a implementar técnicas de monitorização da condição (ou PdM, de Predictive Maintenance), não fique perdido no meio dos dados. Com base nos objetivos da empresa, escolha, entre os ativos, os melhores candidatos para PdM, mantenha a simplicidade escolhendo algumas métricas significativas e desenvolva algoritmos para prever falhas.
A TPM (de Total Productive Maintenance) envolve todos os funcionários e operadores na manutenção dos seus próprios equipamentos, dando-lhes a possibilidade de fazer uma manutenção proativa e preventiva. O objetivo final da TPM é atingir 100% de fiabilidade: zero avarias, zero downtime e zero defeitos.
Centralize todas as suas ordens de trabalho numa única plataforma para permitir o seu acompanhamento em tempo real, e agendar e atribuir tarefas pendentes aos técnicos. Isto irá gerar registos de manutenção detalhados que podem ser utilizados para obter informações e melhorar o planeamento no futuro.
Gestão de inventário
A etiquetagem identifica os ativos ao longo da sua vida. Ou, pelo menos, este costumava ser o objetivo principal. Com as novas etiquetas NFC (ou mesmo com QR codes), pode atualizar facilmente os registos de manutenção e acompanhar as ordens de trabalho e o inventário, em tempo real.
Quer utilize etiquetas NFC ou não, mantenha em dia as suas ordens de trabalho e documentos. Registe a utilização de peças no seu software e deduza automaticamente as quantidades das suas listas de stock. Saiba exatamente como, quando e onde está a utilizar o seu stock.
Esperar por peças é perder tempo, o que significa que é ineficiente. Para evitar este problema específico, utilize os seus registos de manutenção para estimar as necessidades e antecipar as necessidades de material. Defina um alerta de quantidade mínima em stock e planeie as suas encomendas.
Prepare listas técnicas detalhadas e registe-as no seu software. Ficará a saber o que precisa de manter em stock e o que é compatível com o quê, o que torna o inventário ainda mais útil. Além disso, ter listas técnicas prontas a utilizar faz toda a diferença quando ocorre uma emergência.
Um ótimo conselho, apesar de já antigo: o stock ocupa muito espaço, por isso, maximize o armazenamento vertical, adicionando mais níveis ou prateleiras mais altas. Tente manter o inventário o mais próximo possível dos ativos, para diminuir deslocações e movimentos desnecessários.
Gestão de equipas
Os facility managers estão ‘ao leme de um barco sobrecarregado’, e é por isso que não se pode deixar passar nenhuma oportunidade para tornar as coisas mais eficientes. Uma plataforma inteligente de gestão de manutenção (IMMP) utiliza tecnologias como machine-learning e AI para automatizar os fluxos de trabalho e para criar e atribuir ordens de trabalho, com o mínimo esforço e sem papel.
Os trabalhadores da manutenção estão muitas vezes sob grande pressão e lidar com muitas situações de manutenção de emergência não ajuda em nada. Um planeamento cuidadoso diminui as situações de stress, otimiza os turnos e promove um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
A gestão de recursos humanos tem tudo a ver com comunicação. Tente isto: (1) explique claramente os seus objetivos, (2) aumente a transparência, (3) aprenda a dar e a receber feedback — mesmo que negativo. A comunicação é uma via de dois sentidos.
A falta de feedback pode ser desencorajadora. Para contrariar este cenário, crie um sistema de recompensas para motivar as equipas e felicitá-las quando o seu desempenho atinge os valores de referência. Lembre-se ainda que os bónus coletivos estimulam o espírito de equipa, algo que o feedback individual não faz.
Se a sua equipa no terreno estiver desligada do back office, isso deve ser motivo de preocupação. Como pode gerir equipas sem atualizações em tempo real? Troque software desatualizado por ferramentas mobile baseadas na nuvem, que os seus técnicos possam utilizar em qualquer lugar.
Eficiência operacional
Apesar de todos os progressos realizados a partir dos anos 90, a manutenção continua a ser demasiado reativa. De acordo com o estudo da McKinsey “Planning to fix: improving maintenance efficiency”, a manutenção é frequentemente negligenciada em favor da produção. Este facto compromete os planos de manutenção preventiva, que são depois executados e programados de forma aleatória. Abandonar uma estratégia reativa não só requer mais planeamento como também exige uma mudança cultural.
Há três peças neste puzzle. A primeira é o planeamento e a programação da manutenção preventiva. As duas peças restantes são o stock e as pessoas. O armazenamento de materiais e peças num sistema ‘just-in-time’ evita reparações demoradas. E a gestão de equipas, especialmente quando se lida com várias equipas no terreno, é a base de toda a operação.
Resolução de problemas
Para implementar a TPM — ou a manutenção produtiva total —, encoraje a autonomia e a proatividade. Mesmo quando se trata de coisas pequenas! A tecnologia também ajuda nesse sentido, pois os técnicos podem fazer pedidos e evitar o excesso de burocracia para resolver questões simples.
Olhe, oiça, sinta e cheire o seu equipamento! Verá que este é mais expressivo do que imagina. Motores sobrecarregados, lubrificantes contaminados e excesso de condensação, por exemplo, dão muitos sinais antes de causarem uma avaria.
Os seus clientes irão aperceber-se das avarias quando os seus técnicos não estiverem por perto. Permita-lhes comunicar as avarias diretamente no software para eliminar estrangulamentos no processo e acionar uma ordem de trabalho. Junte a isto a automatização do fluxo de trabalho e a sua equipa será tão rápida como um relâmpago!
Depois de ‘apagar o fogo’, aplique técnicas de análise da causa raiz (5 Porquês, Árvore de Análise de Falhas, FMEA) para compreender o que espoletou a falha. Isto permite-lhe abordar a verdadeira causa e evitar que volte a acontecer.
As falhas são mais comuns quando os ativos são novos ou muito antigos. Neste último caso, pode ser melhor reparar do que substituir. Se conseguir estimar a vida útil de cada ativo e prever como se comportará ao longo do seu ciclo de vida, com a ajuda da AI, poderá tomar decisões mais sensatas.
Conformidade
Aplique orientações para a manutenção preventiva e procedimentos normalizados para a manutenção reativa. As ordens de trabalho devem ser exaustivas, estar bem estruturadas e propor prazos realistas. Utilize guias visuais para evitar acidentes e melhorar o cumprimento das normas de segurança.
As listas de controlo de auditoria avaliam a conformidade com normas e requisitos. Utilize listas de verificação de auditoria ISO 9001 para garantir que está a cumprir as normas de qualidade, por exemplo. As listas de controlo também são úteis para preparar a empresa para novas certificações, como a ISO 50001.
As empresas que subcontratam a gestão da manutenção esperam eficiência. Estabeleça um acordo de nível de serviço (SLA), para alinhar objetivos e expectativas, definindo o que vai ser medido e fixando os termos do serviço. Depois, exporte os dados do seu software e gere relatórios periódicos que mostrem o cumprimento do SLA.
Não guarde tudo na sua cabeça! Introduza os SLA na sua plataforma de manutenção, receba notificações atempadas e nunca mais falhe um prazo.
KPIs
Peter Drucker disse a famosa frase: “não se pode gerir o que não se pode medir”. No entanto, se medir demasiadas coisas, é provável que seja igualmente impossível de gerir. Escolha apenas os KPI mais adequados para cada cliente e acompanhe-os ao longo do tempo.
Já mencionamos a importância de estabelecer os SLA com os clientes. O cumprimento do cronograma mostra que os gestores podem realizar o trabalho a tempo e é um dos KPI de serviço ao cliente mais relevantes que deve partilhar com seus clientes.
Outro KPI que os gestores vão querer utilizar é o backlog. Converta cada tarefa de backlog em horas e depois o total em semanas. Um backlog de manutenção saudável é de duas a quatro semanas.
O MTBF é um dos KPI que pode utilizar para avaliar a qualidade da reparação. No caso das reparações estarem a ser realizadas corretamente e os ativos continuarem a falhar, é altura de cruzar valores com outros indicadores e decidir se os equipamentos devem ser reparados ou substituídos.
Este é outro KPI clássico para medir a qualidade dos seus serviços. Um tempo de reparação curto significa que está a reagir rapidamente, que tem os procedimentos corretos em vigor e que mantém o equipamento disponível. Se o MTTR não melhorar com o tempo, reveja o seu protocolo de resolução de problemas.
O OEE representa a quantidade de tempo em que uma linha de produção é efetivamente produtiva. Uma pontuação de 100% significaria 100% de disponibilidade, 100% de desempenho e 100% de qualidade. Um OEE de 85% já é considerado excelente. Se estiver algures entre 60% e 85%, há espaço para melhorias. Qualquer valor abaixo de 60% é motivo de preocupação.
Parecem iguais, soam iguais, mas não são iguais! Enquanto o OEE tem em conta apenas o tempo que o ativo estava programado para trabalhar, o OOE contabiliza tudo, incluindo o tempo não programado — mede, por isso, a eficiência de toda a operação.
O TEEP considera todo o tempo disponível (24 horas por dia, 7 dias por semana), pelo que é um excelente indicador da escalabilidade do negócio a partir do seu estado atual.
Eficiência dos ativos
Quando uma empresa lhe confia os seus ativos, está a entregar-lhe alguns dos seus recursos mais preciosos. Afinal de contas, não há uma única empresa no mundo que possa proporcionar uma boa experiência ao cliente se o seu equipamento estiver sempre a falhar. Mas, tal como as pessoas, os ativos não são todos iguais; têm necessidades diferentes e precisam de ser ‘ouvidos’. Por isso, a questão é: como é que se pode estar à altura da tarefa e tornar-se um ‘confidente de ativos’?
A eficiência dos ativos é a capacidade de os utilizar para gerar receitas e realizar tarefas. Resulta de três dimensões: disponibilidade, produção e desempenho. A disponibilidade significa o máximo uptime, mesmo quando a manutenção preventiva falha e ocorrem avarias. Seguem-se a conformidade e os KPI, que lhe dão uma ideia da frequência com que está a cumprir as normas e as expectativas.
Consumo de energia
Muitas empresas mantêm as luzes acesas durante a noite para fins de promoção da marca ou de segurança. Mas será que é mesmo necessário? Será que não poderiam ser substituídas por sensores de movimento, por exemplo? Ou desligadas por completo? Considere cortar a iluminação noturna para poupar energia.
Outra forma de poupar eletricidade é substituir as lâmpadas incandescentes antigas por LED. As lâmpadas LED podem consumir menos 75% de energia e durar 25 vezes mais do que as lâmpadas normais (o que também significa que a sua equipa passará muito menos tempo a mudar as lâmpadas).
A instalação de sensores é outra forma de reduzir o consumo de água e energia. Um estudo realizado pela Agência Americana de Proteção Ambiental concluiu que os sensores de ocupação, por exemplo, reduzem o desperdício de energia em 68% e aumentam a sua poupança em 60%.
Faça uma visita noturna de 6 em 6 meses às suas instalações para verificar se há algum equipamento ligado que não deveria estar. Verifique se o equipamento AVAC está a funcionar, se os aparelhos estão ligados e se é possível programá-los para se desligarem fora de horas.
Os filtros de ar sujos dos aparelhos de ar condicionado reduzem a eficiência de 20% a 25%. Além disso, as bobinas de arrefecimento ficam obstruídas, o que significa que o AC produz mais calor e perda de energia. Limpar os filtros a tempo é uma solução económica para melhorar a eficiência do sistema AVAC.
Este é um excelente exemplo de como a sua equipa pode ser proativa mesmo nas coisas mais pequenas. As janelas e portas mal vedadas deixam o ar infiltrar-se no edifício, o que provoca perdas de energia. Melhore a calafetação das janelas e ajuste as portas para poupar até 30% no consumo de energia do sistema AVAC.
Optimize as definições das suas câmaras frigoríficas, caso tenha este tipo de ativo sob sua responsabilidade, para poupar até 20% de energia. Estude diferentes esquemas de disposição, otimize a temperatura de descarga da água ou utilize controlos avançados, como os controlos de entalpia exterior.
Quando os custos da energia aumentam, a realização de uma auditoria energética é a melhor forma de detetar oportunidades de melhoria e poupança. No Reino Unido, as auditorias energéticas são obrigatórias de 4 em 4 anos para as grandes organizações, no âmbito do Energy Saving Opportunities Scheme (ESOS).
Monitorização
Na sua plataforma de manutenção, monitorize quais os contadores que consomem mais energia e as horas de pico. Pode então prever os custos, ajustar os sistemas AVAC e elétrico, e controlar o equipamento em conformidade.
Antes de instalar um novo equipamento, meça os parâmetros de funcionamento (amperagem, run-time, cycle times, temperatura, etc.). Avalie se há mais alguma coisa que se possa fazer no âmbito do O&M, de forma a evitar avançar para uma revisão dispendiosa.
Quando o equipamento não é bem mantido (quando surgem fugas ou pressão inadequada, por exemplo) ou está bastante usado, gasta mais energia do que o necessário. Para as máquinas que consomem muita energia, crie ordens de trabalho com base na frequência de utilização ou na condição, e não no tempo, ou na sua ‘idade’.
O desalinhamento entre peças mecânicas consome mais 15% de energia, por exemplo. Utilizando técnicas de monitorização da condição, como a análise de vibrações, pode detetar estes pequenos problemas antes que arruínem a sua fatura de eletricidade — e antes que façam o mesmo ao equipamento.
Avalie e analise o consumo de energia ao longo do tempo e compare o seu desempenho atual com os anteriores. Também pode comparar edifícios com perfil energético semelhante — se não tiver nenhum na sua carteira de ativos, utilize simulações modeladas para a avaliação comparativa.
Ligue os sensores IoT à sua plataforma de manutenção para centralizar as informações e transformar os dados em informações acionáveis, abrindo caminho a uma manutenção proativa.
Otimizar e modernizar
Quando chegar a altura de substituir um ativo, não o substitua por algo igual ou semelhante. Em vez disso, aproveite a oportunidade para fazer uma atualização. Escolha um novo modelo com maiores eficiência energética e fiabilidade.
Os VSD — do inglês Variable Speed Drive —, controlam a velocidade dos motores de corrente alternada. Como podem ajustar a velocidade da ventoinha de acordo com a temperatura do equipamento, são mais eficientes do que os sistemas AVAC de velocidade constante. Um estudo realizado em Itália concluiu que as poupanças anuais são de 38,9%.
Um bom isolamento acústico e térmico não só melhora o conforto como também poupa energia. Reabilite a estrutura do edifício para proporcionar uma melhor envolvente térmica e reduzir as despesas com água e energia. Além disso, tal irá colocar menos pressão no sistema AVAC e prolongar a sua vida útil.
Precisa de mais ideias para tornar os edifícios mais eficientes em termos de energia?
Precisa de mais ideias para tornar os edifícios mais eficientes em termos energéticos?
Como dissemos anteriormente, deve utilizar edifícios com um perfil energético semelhante aos seus para a avaliação comparativa, e sugerimos ainda que faça o mesmo antes de mudar de fornecedor ou modernizar as instalações.
Aqui encontra várias medidas de poupança de energia propostas pela Comissão Europeia (acompanhadas de case studies). Recomendamos também este estudo sobre a forma como um campus universitário em Singapura se tornou mais eficiente em termos energéticos, tanto através de estratégias de baixo custo ou a custo zero, como através de uma remodelação atempada.
Eficiência dos edifícios
Ao mesmo tempo que preparamos um futuro verde e neutro em termos de carbono, há uma questão que temos de abordar: a eficiência dos edifícios. De acordo com a ONU, os edifícios e a construção são responsáveis por 36% do consumo global de energia. E conclui-se que os facility managers são responsáveis, em média, por 75% da energia utilizada no edifício.
De acordo com o “How to Guide” de 2011 da IFMA, 70% dos edifícios estão a consumir mais energia do que a necessária. No Reino Unido, as escolas e os escritórios consomem mais 60% a 70% de eletricidade do que o que tinha sido previsto na fase de conceção do edifício. Já os campus universitários são os que mais consomem, com necessidades que podem ser 85% superiores ao planeado. Assim, há coisas muito reais e muito específicas que os facility managers podem fazer para poupar energia, combustíveis fósseis e, claro, o dinheiro dos seus clientes.
Conclusão
Os gestores de manutenção não devem passar mais tempo a gerir fluxos de trabalho do que instalações. E é exatamente isso que uma plataforma inteligente de gestão de manutenção evita. A inteligência diminui a quantidade de esforço necessário para alcançar o que é exigido. Ou, por outras palavras, aumenta a eficiência.
Tudo começa com a conectividade, que fornece dados relativos às operações diárias. E dados precisos ajudam os gestores a compreender como estão a utilizar os seus recursos e onde podem poupar dinheiro sem comprometer o conforto ou a fiabilidade.
São também estes dados que alimentam as ferramentas de automatização e de machine learning. Por sua vez, estas libertam os gestores de tarefas demoradas e evitam erros humanos. É justo dizer que estamos a entrar numa era de fiabilidade impulsionada pelas ferramentas digitais, apesar da crença generalizada de que a manutenção preditiva seria o futuro.
Como a McKinsey salientou no seu artigo de 2018 intitulado “Digitally enabled reliability”: beyond predictive maintenance”, para além da manutenção preditiva, as integrações e os insights vindos das ferramentas analíticas avançadas proporcionam um maior controlo e fazem alinhar a operação da empresa com a manutenção.
Pela primeira vez, e de forma realista, os sistemas podem acompanhar: ( 1) a forma como os ativos e os edifícios são utilizados nas operações diárias e (2) a sua fiabilidade a longo prazo. A manutenção pode finalmente responder diretamente às necessidades atuais dos utilizadores e prever as suas necessidades futuras.
Esta última capacidade torna-se ainda mais exata à medida que a AI e a aprendizagem automática evoluem. O software inteligente de manutenção monitoriza os fluxos de trabalho e as tendências, modela os dados relativos aos modos de falha, destaca os erros e identifica as oportunidades de melhoria.
Com o tempo, as previsões do ciclo de vida e da depreciação de um ativo tornar-se-ão ainda mais precisas. É isto que, verdadeiramente, permite aos gestores tomar decisões conscientes tendo em conta o futuro, aumentando a disponibilidade e a fiabilidade dos equipamentos e instalações.
E chegamos assim à nossa 50ª sugestão:
Irá planear melhor, resolver falhas mais rapidamente e apresentar soluções que continuam a aumentar a eficiência uma e outra vez. É claro que pode exigir que se percorra uma curva de aprendizagem, nomeadamente para equipas que estejam agarradas aos velhos hábitos. Mas, como diz a canção de Dylan, “os tempos estão a mudar” e, “se vale a pena poupar o seu tempo, então é melhor começar a nadar ou vai afundar-se como uma pedra.”
Você vai planejar melhor, resolver falhas mais rapidamente e apresentar soluções que continuarão a aumentar a eficiência repetidamente. É claro que pode ser uma curva de aprendizado para as equipes que ainda estão acostumadas com os métodos antigos. Mas, como diz a música, os tempos estão mudando. “Se vale a pena economizar seu tempo, então é melhor começar a nadar ou você vai afundar como uma pedra.”
Fontes
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