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Módulo II - Produtividade
7 indicadores de manutenção para uma gestão eficiente
Na manutenção, definimos indicadores-chave (mais conhecidos como KPI, do inglês Key Performance Indicators), para medir o desempenho de uma determinada tarefa.
Estes parâmetros podem medir tudo, desde o tempo que dura uma paragem (seja por manutenção programada ou não) até à evolução dos processos de produção.
Os principais KPI de manutenção variam de acordo com a empresa, os seus objetivos, estratégias e planos de ação. No entanto, existe um conjunto reconhecido de indicadores, que são utilizados com mais frequência.
Se é um técnico ou um facility manager que ainda está a decidir que indicadores deve usar, aplique a fórmula SMART: específica, mensurável, atingível, realista e oportuna (do inglês, Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound). Por outras palavras, a sua estratégia deve ser:
- Específica, o que significa que dará prioridade a KPI simples mas eficazes, que podem evitar erros que cometeu no passado;
- Mensurável, para que possa aplicar métodos quantitativos e confrontar os resultados com o planeado;
- Atingível, pois estabelecer metas acima da capacidade da sua equipa é inútil;
- Realista, tendo em conta as condições atuais e não apenas as ideais;
- Oportuna, ou seja, definir um prazo razoável.
Quais os melhores KPI de manutenção?
Embora os KPI estejam intimamente ligados ao nível de performance que se pretende atingir, não os encare como objetivos. Não se esqueça que um indicador é apenas uma métrica, utilizada como um método quantitativo para determinar o desempenho de uma determinada atividade, ativo ou departamento de manutenção.
Os indicadores podem ser divididos em duas categorias: em primeiro lugar, aqueles que mostram o impacto de uma gestão adequada da manutenção no desempenho global da empresa; em segundo lugar, aqueles que dizem respeito à fiabilidade e à disponibilidade dos ativos. Assim, podemos destacar os seguintes KPI na gestão de manutenção: Downtime, Backlog, MTBF, MTTR, OEE, PMP e CPM.
Vamos agora analisar as suas respetivas utilizações, benefícios e valores médios.
1. Downtime
Este indicador de manutenção acompanha, monitoriza e avalia a fiabilidade do ativo.
Trata-se do registo do tempo total de paragem, ou seja, do tempo que o equipamento esteve indisponível ou offline, significando que ocorreu um evento indesejado e que será necessário algum tipo de intervenção. Este KPI pode ser utilizado quer exista ou não um plano de manutenção para esse ativo. É também uma variação da percentagem de manutenção planeada, que iremos abordar mais adiante.
O seu objetivo para este indicador-chave de desempenho deve ser 10%. Isto significa que o ativo deve estar totalmente operacional — também designado por ‘uptime’ —, em cerca de 90% do tempo, para que a produção não seja interrompida. A falta de infraestruturas, de monitorização e de planeamento é, normalmente, a causa dos valores mais elevados de downtime.
Este indicador pode ajudá-lo a estabelecer uma estratégia de manutenção preventiva, com o objetivo de manter o downtime abaixo da média, bem como minimizar o efeito das paragens não planeadas. Lembre-se que quando um ativo não está a funcionar, não há produção, o que, em última análise, leva a perdas financeiras.
2. Backlog de manutenção
O backlog é um indicador de tempo que significa algo como ‘atrasos na manutenção’. Consiste na quantidade de atividades pendentes e planeadas por técnico (valor distribuído pelo número de técnicos), independentemente de já estarem em curso.
Por outras palavras, o backlog é o tempo necessário para executar uma ordem de trabalho reativa, preventiva ou preditiva, fazer controlo de qualidade, implementar melhorias, ou qualquer outra atividade que promova o desempenho desejável do ativo. Para calcular esta métrica, é necessário ter em conta todo o fluxo de trabalho relacionado com o planeamento e o controlo da manutenção.
O valor é igual ao total do valor da mão de obra/hora das ordens de trabalho planeadas, pendentes e concluídas, dividido pelo total de horas disponíveis. Deve ser considerado apenas o tempo produtivo de cada técnico, uma vez que estes não estão a executar ordens de trabalho durante 100% do tempo!
Uma vez que se está a medir tempo, o resultado deve ser apresentado em horas, dias, semanas ou meses, por exemplo.
O backlog padrão, medido em dias úteis, é de 2 semanas. Para empresas que trabalham 24/7, é de 3 a 4 semanas.
A vantagem deste indicador é avaliar a produtividade da equipa, bem como determinar as causas que estão na origem de eventuais quebras. A partir daí, recomendamos a aplicação de estratégias para otimizar a produção.
3. MTBF - Tempo médio entre falhas
Outro KPI bem conhecido é o MTBF, que mede a fiabilidade. A sigla inglesa remete para Mean Time Between Failures.
Este indicador tem em conta as falhas aleatórias (não planeadas), incluindo as resultantes de erros de software e defeitos de fabrico. As falhas que não colocam o ativo fora de serviço não são tidas em conta.
Uma vez que o resultado considera o tempo decorrido entre cada falha, é também medido em tempo (horas, dias, semanas ou meses). Quanto mais alto for o MTBF, mais fiável é o ativo (ao contrário do MTTR — Mean Time to Repair ou tempo médio de reparação —, de que falaremos a seguir, e que deve ser o mais baixo possível).
Para calcular o MTBF, subtrai-se o tempo total de avaria ao tempo total de trabalho e, em seguida, divide-se o resultado pelo número de avarias.
O tempo total de trabalho pode ser de 24 horas ou o período durante o qual o equipamento está a funcionar. O tempo total de avaria inclui todo o tempo perdido até que o equipamento volte a funcionar.
Neste caso, a média global varia consoante o tipo de equipamento ou de empresa. No entanto, deve ser o mais elevada possível. À medida que o tempo passa, compare-a com os resultados anteriores para ver se está a aumentar.
4. MTTR - Tempo médio de reparação
O MTTR, que, tal como vimos acima, significa ‘tempo médio de reparação’, é outro KPI usado em manutenção. Pode ser aplicado a um ativo, a uma máquina, a um único componente ou a um sistema no seu todo. O MTTR considera o tempo que a sua equipa demora a intervir ou a efetuar a manutenção corretiva após a ocorrência de uma falha.
Ao contrário do MTBF, o objetivo é alcançar o menor MTTR possível. De certa forma, também funciona como um gatilho para tomar decisões que conduzam a lucros máximos e riscos mínimos.
Para calcular o MTTR, terá de ter em consideração o tempo total gasto em reparações após cada falha durante um determinado período de tempo. Na posse desse número, divida-o pela quantidade de falhas registadas durante o mesmo período de tempo.
Desta forma, pode estimar o período de tempo (horas, dias, semanas ou meses) em que um determinado ativo esteve inoperacional — e decidir o que deve fazer para evitar que isso volte a acontecer.
Tal como o MTBF, não existe uma norma global que encaixe em todas as indústrias ou a todos os tipos de equipamento. No entanto, seja qual for o seu setor de negócio, deve esforçar-se por reduzir o MTTR tanto quanto possível.
5. OEE - Eficiência global do equipamento
O OEE, que remete para Overall Equipment Effectiveness, é um dos KPI mais importantes na manutenção. Ao medir a eficiência geral da empresa, permite determinar se os processos colocados em prática são eficientes ou não. Como regra geral, o objetivo é obter um OEE de 77% ou superior.
Uma das muitas vantagens de calcular o OEE é descobrir com que frequência os ativos estão disponíveis para trabalhar. Ficará a saber qual a velocidade do processo de fabrico e, por último, mas não menos importante, quantos produtos são fabricados — ou quantos serviços são executados —, sem qualquer tipo de falha.
A fórmula é bastante simples. Para calcular o OEE, multiplica-se a disponibilidade, o desempenho e a qualidade. Determinamos a disponibilidade de acordo com o downtime e o uptime, como já referimos. Já o desempenho é calculado comparando a produção atual com as projeções. Finalmente, a qualidade resulta da produção total menos a produção defeituosa numa determinada amostra.
Embora a média global seja de 77%, as empresas de topo situam-se confortavelmente entre os 85% e os 99%.
O OEE está intimamente relacionado com dois outros KPI: o OOE e o TEEP. Continue para saber tudo sobre o OOE, o OEE e o TEEP.
6. PMP - Taxa de manutenção planeada
A taxa de manutenção planeada (ou PMP, de Planned Maintenance Percentage),
considera o tempo gasto num ativo com atividades planeadas — manutenção, reparações ou substituições. Este KPI de manutenção está diretamente ligado ao Plano de Manutenção Preventiva da empresa.
Temos de ter em conta a eficiência, a conformidade e a forma como cada atividade foi realizada, bem como o tempo necessário para a concluir. De seguida, basta dividir o total de horas de manutenção planeadas pelo total de horas de manutenção. Multiplica-se então o número obtido por 100 para obter a percentagem.
Este resultado mostra o nível de eficiência da empresa, bem como o seu desempenho e sucesso no seu setor. Para corresponder aos valores medianos globais, o PMP deve ser cerca de 85% ou superior.
7. PMC - Cumprimento da manutenção planeada/Cumprimento do cronograma
Este KPI não poderia faltar numa lista com os indicadores de desempenho mais importantes em manutenção. De forma resumida, analisa o cumprimento do plano estabelecido. Ou, melhor ainda, mede a eficácia e o empenho que os técnicos e gestores demonstraram nas tarefas planeadas. O cumprimento do cronograma, enquanto KPI de manutenção, mede o desempenho de toda a equipa, desde os decisores até às pessoas que concretizam o plano dia após dia.
Quantas atividades foram realizadas de acordo com as diretrizes estabelecidas? Geralmente, os gestores avaliam a data, o tempo que demorou a concluir a tarefa e a eficiência. O cumprimento, ou a conformidade, deve ser de 90% ou mais.
Se utilizar este indicador e verificar que está dentro da média, ou acima, significa que a produtividade é alta, com riscos mínimos de falhas e perdas.
Indicadores de manutenção para uma melhor tomada de decisão
A maior vantagem de aplicar e calcular os KPI é, sem dúvida, obter um conhecimento profundo sobre os processos e atividades internos. Assim, pode compreender o que está realmente a funcionar, ou não, e identificar pontos de melhoria.
Estabelecer, cumprir e medir os seus objetivos através de KPI não significa apenas garantir que a empresa será produtiva — tal prática desempenha também um papel significativo na motivação e no crescimento da equipa.
O lucro manter-se-á firme e dentro das previsões, sem quebras ou perdas. A empresa também irá melhorar a sua reputação, uma vez que a fiabilidade tende a aumentar com a redução dos riscos e do downtime.
Por fim, faz diminuir as reclamações dos clientes, evitando que o serviço de atendimento ao cliente fique sobrecarregado.
